Guia Completo: Como Fazer a Recusa de Nota Fiscal do Produtor Rural

Emitir e receber a nota fiscal de produtor rural é uma tarefa cada vez mais comum no dia a dia da fazenda. Com a digitalização e a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o processo se tornou mais ágil, mas também abriu espaço para erros.

Às vezes, a nota fiscal chega com dados incorretos ou a mercadoria não confere com o pedido. Em outras situações, o documento nem deveria ter sido emitido para o seu CNPJ. Quando isso acontece, é fundamental saber como agir para evitar problemas com o Fisco.

Uma das soluções é a recusa da nota fiscal, um procedimento que pode ser feito no momento da entrega, ao identificar qualquer irregularidade. Para resolver essas situações de forma correta, existem processos específicos para a recusa e também para a devolução de notas fiscais.

Neste artigo, vamos explicar em detalhes como e quando usar cada um desses procedimentos, garantindo que sua gestão fiscal fique sempre em dia.

O que é Recusa de Nota Fiscal?

A recusa de nota fiscal é o ato de informar oficialmente à Secretaria da Fazenda (Sefaz) que você, o destinatário, não aceita a operação descrita em uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Em outras palavras, você está declarando que não reconhece aquela transação comercial.

Essa situação pode ocorrer por diversos motivos, como:

• Erros nos dados da nota: CNPJ, valores ou descrição dos produtos incorretos.
• Problemas com a mercadoria: produtos danificados, em quantidade errada ou diferentes do que foi pedido.
• Operação não realizada: a compra nunca aconteceu, e a nota foi emitida por engano.

Se a recusa da nota não for feita corretamente, a empresa ou produtor que a emitiu pode ser cobrado por impostos indevidos. Por isso, é essencial que o fornecedor corrija o erro o mais rápido possível, evitando dores de cabeça tanto para ele quanto para você.

Como Fazer a Recusa de uma Nota Fiscal?

Existem duas formas principais para recusar uma nota fiscal: manualmente, direto no portal do governo, ou de forma mais prática, usando um software de gestão agrícola que tenha essa função.

Se você ainda não possui um certificado digital para produtor rural, a única opção é fazer a recusa manualmente no verso do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) ou, em alguns casos, pelo portal da Sefaz.

Independentemente do método, o mais importante é sempre documentar o motivo da recusa e conversar com o emissor da nota para garantir que o problema seja resolvido e evitar qualquer complicação fiscal.

Recusa de Nota Fiscal no Portal da Sefaz

Para quem precisa fazer o processo manualmente pelo sistema do governo, o caminho é o seguinte:

1. Acesse o portal da Sefaz do seu estado.
2. Procure pela função “Manifestação do Destinatário”.
   • Para entender melhor: Manifestação do Destinatário é o nome oficial do processo onde você informa à Sefaz se concorda ou não com uma nota emitida para o seu CNPJ.
3. Se o portal do seu estado não oferecer essa opção, você precisará usar o programa da NF-e nacional.
4. Localize a NF-e que você deseja recusar. Você pode usar a chave de acesso (aquele número comprido de 44 dígitos) ou filtrar pelo seu CNPJ, data ou nome de quem emitiu.
5. Inicie a Manifestação do Destinatário. Para este passo, você precisará de um certificado digital (e-CNPJ ou e-CPF).
6. Selecione a opção “Operação não Realizada”.
7. Descreva o motivo da recusa. Seja claro e objetivo. Por exemplo: “mercadoria não recebida” ou “produto entregue é diferente do que foi pedido”.
8. Salve o comprovante. O sistema vai gerar um documento que serve como prova de que você recusou a nota oficialmente. Guarde-o para sua segurança.

A recusa também pode ser feita escrevendo o motivo no verso do DANFE, com data e assinatura. Essa possibilidade é válida em todos os estados, conforme o ajuste Sinief. Mesmo assim, a manifestação eletrônica é sempre mais segura para a gestão das suas notas fiscais.

Recusa de Nota Fiscal Eletrônica com Software

Se a sua propriedade já utiliza um certificado digital, o processo pode ser muito mais simples com um software para gestão de fazendas que emite NF-e, como o Aegro. Através do sistema, você pode se conectar diretamente ao ambiente da NF-e e seguir estes passos:

1. Acesse o site da NF-e ou a área fiscal do seu software.
2. Vá até o menu “Serviços” e selecione a opção “Manifestação Destinatário”.
3. Informe a chave de acesso da nota ou o Número Sequencial Único (NSU) para localizá-la.
4. Escolha o tipo de manifesto adequado para a recusa:
   • “Operação não Realizada”: quando a venda foi acordada, mas não se concretizou por algum motivo (mercadoria não entregue, por exemplo).
   • “Desconhecimento da Operação”: quando você não tem ideia do porquê aquela nota foi emitida para o seu CNPJ.
5. Descreva o motivo do manifesto, explicando o que aconteceu.
6. Se a mercadoria chegou a ser enviada, ela deve retornar ao remetente acompanhada do mesmo documento fiscal da saída.
7. O emissor da nota deverá então:
   • Emitir uma nota fiscal de entrada para registrar o retorno da mercadoria ao seu estoque.
   • Registrar essa nota na Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS/IPI), recuperando o crédito de ICMS, se aplicável.
   • Manter arquivada a nota original (ou o DANFE).
   • Ter todos os documentos que comprovem que o valor da venda não foi recebido, para apresentar ao Fisco se necessário.

E para Notas Fiscais de Serviços?

Atenção: os passos que mostramos antes são para recusa de notas fiscais de mercadorias.

Se o problema for com uma nota fiscal de serviços (NFS-e), o processo é diferente. A recusa deve ser feita diretamente no portal da prefeitura da cidade onde a nota foi emitida, e não através da Sefaz estadual.

Por que Recusar uma Nota Fiscal? Os Principais Motivos

A recusa de uma nota fiscal eletrônica é um direito seu e deve ser feita sempre que a operação indicada no documento não foi realizada ou quando você não a reconhece.

Existem vários motivos que justificam a recusa. Os mais comuns são:

1. Erro nos dados fiscais: CNPJ inválido, dados do destinatário errados, ou valores que não batem com o combinado.
2. Nota fiscal fora do prazo de validade para transporte.
3. Nota fiscal duplicada: emissão de duas notas para a mesma venda.
4. Produto ou serviço não entregue: a mercadoria nunca chegou à sua propriedade.
5. Problemas técnicos no arquivo XML da nota, impedindo a leitura correta pelo sistema.
6. Rejeição pela SEFAZ: a nota não cumpre requisitos legais, como falta de autorização para emissão.
7. Não conformidade com a legislação: erros no cálculo de impostos ou uso de CFOP incorreto.

Quando a recusa é feita, seja pelo destinatário ou pelo transportador, é obrigatório criar uma declaração informando o motivo, com data e assinatura, no verso do DANFE.

Importante: Se ninguém se manifestar (nem o destinatário, nem o transportador), o Fisco considera que tudo o que está na NF-e é verdadeiro e correto. Isso pode gerar multas e outras sanções para a sua empresa.

Como Verificar se uma Nota Fiscal foi Recusada?

Para consultar o status de uma nota ou verificar uma recusa, você precisa acessar o portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica.

O procedimento é simples e requer apenas a chave de acesso da NF-e. Essa chave é a sequência de 44 números que fica em destaque no DANFE de qualquer nota de mercadoria.

Para notas fiscais de serviços, a consulta deve ser feita no site da prefeitura que emitiu o documento, usando a chave de acesso que geralmente se encontra no rodapé da nota.

Qual a Diferença Entre Recusa e Nota de Devolução?

É muito comum confundir recusa de nota fiscal com nota fiscal de devolução, mas são processos diferentes que acontecem em momentos distintos. Entender essa diferença é fundamental para a gestão correta.

• Recusa de Nota Fiscal: Acontece antes do recebimento oficial da mercadoria. É a sua primeira reação a um problema com o documento ou com a entrega. A recusa é registrada através da Manifestação do Destinatário no portal da Sefaz, e você (o destinatário) não precisa emitir nenhum novo documento fiscal.

• Nota Fiscal de Devolução: Acontece depois que a mercadoria já foi recebida e aceita no seu estoque. A devolução ocorre quando, após o recebimento, você identifica problemas nos produtos (defeitos, por exemplo) ou decide cancelar a compra. Neste caso, é sua responsabilidade emitir uma nova nota fiscal, a de devolução, para formalizar o retorno do item ao fornecedor e ajustar seus estoques e impostos.

Como Funciona a Devolução?

No processo de devolução, você devolve a mercadoria ao fornecedor acompanhada de uma nota fiscal de devolução emitida por você.

Ao receber a mercadoria e essa nova nota, o fornecedor fará o reingresso do produto em seu estoque. Com isso, a operação de venda original é anulada, e qualquer cobrança de impostos relacionada a ela é cancelada.

Dúvidas Frequentes sobre Recusa de Nota Fiscal

O que Escrever para Recusar uma Nota Fiscal?

Ao formalizar a recusa, seja no sistema ou no verso do DANFE, a comunicação deve ser simples, direta e clara. Inclua as seguintes informações:

• Identificação do Destinatário: Nome da sua empresa ou seu nome e CNPJ/CPF.
• Data e Assinatura: A data em que a recusa está sendo feita e a assinatura do responsável.
• Motivo da Recusa: Uma descrição curta e precisa da irregularidade. Por exemplo: “Mercadoria avariada”, “Quantidade entregue inferior ao pedido (faltaram 10 sacos)”, “Venda não reconhecida”.

Ao formalizar a recusa, a operação de venda é oficialmente cancelada para você. Isso significa que sua empresa fica isenta da responsabilidade fiscal sobre aquela transação. A mercadoria não entra no seu estoque, e nenhum imposto referente a essa operação precisará ser pago.

Qual o CFOP de Recusa?

Não existe um CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) específico para o ato de “Recusar”. Isso porque quem recusa (o destinatário) não emite um novo documento fiscal; ele apenas se manifesta no sistema ou anota no verso do DANFE.

A responsabilidade de usar um CFOP correto é da empresa que emitiu a nota original. Após a recusa, ela precisa emitir uma Nota Fiscal de Entrada para registrar o retorno do produto ao estoque e anular os impostos da venda. É nesta nota de entrada que o CFOP de devolução será informado.

Os CFOPs mais comuns usados pelo emissor nessa situação são:

Para Devolução de Venda

• 1.201 / 2.201: Devolução de venda de produção do estabelecimento.
  • 1.201: Se o cliente que recusou for do mesmo estado.
  • 2.201: Se o cliente que recusou for de outro estado.
• 1.202 / 2.202: Devolução de venda de mercadoria adquirida de terceiros (revenda).
  • 1.202: Operação dentro do mesmo estado.
  • 2.202: Operação interestadual.

Para Devolução com Substituição Tributária

• 1.411 / 2.411: Devolução de venda de mercadoria com substituição tributária.
  • 1.411: Operação dentro do mesmo estado.
  • 2.411: Operação interestadual.

Na dúvida, o ideal é sempre consultar um contador para garantir que o processo seja feito corretamente e evitar problemas futuros.

Qual é o Prazo para Recusa de NF-e?

O prazo para recusar uma Nota Fiscal Eletrônica pode variar dependendo da legislação do seu estado, mas existem algumas regras gerais:

1. Cancelamento da NF-e pelo emissor: O fornecedor pode cancelar a nota em até 24 horas após a autorização da Sefaz, desde que a mercadoria ainda não tenha saído para entrega.
2. Manifestação do Destinatário (“Operação não Realizada”): De acordo com o Ajuste SINIEF 44/20, o destinatário tem um prazo de até 180 dias para registrar a recusa no sistema da Sefaz.
3. Operações dentro do estado: Geralmente, o prazo para outras manifestações (como “Ciência da Operação”) é de até 30 dias após a autorização da NF-e.
4. Operações interestaduais: O prazo também costuma ser de 30 dias, mas pode variar conforme a Sefaz de destino.

Se você perder o prazo para a manifestação, a única forma de corrigir a operação será emitindo uma nota fiscal de devolução. Em caso de dúvidas, consulte sempre a Sefaz do seu estado ou seu contador.

Simplifique a Emissão e Gestão de Notas Fiscais

O Aegro oferece um emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pensado para o produtor rural, facilitando a gestão fiscal sem custos mensais ou limites de emissão.

A plataforma automatiza o preenchimento de dados, o cálculo de impostos e integra todas as informações com o Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR).

Você pode acessar tudo pelo computador ou pelo celular, com recursos como a biblioteca de alíquotas de impostos e o envio direto das notas para a SEFAZ. O emissor está disponível no app Aegro Negócios, simplificando sua rotina fiscal, economizando tempo e garantindo a precisão das informações.

Glossário

• CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): Um código numérico que identifica a natureza de uma operação em uma nota fiscal (venda, devolução, etc.). É fundamental para o cálculo correto dos impostos e para a fiscalização.

• Chave de Acesso: Uma sequência numérica de 44 dígitos que funciona como a identidade única de uma Nota Fiscal Eletrônica. Com ela, é possível consultar a validade e todos os detalhes da nota no portal da Sefaz.

• DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): A representação impressa e simplificada da NF-e, que acompanha a mercadoria durante o transporte. Não é a nota fiscal em si, mas contém a chave de acesso para consultá-la.

• Manifestação do Destinatário: Procedimento eletrônico obrigatório em que o comprador (destinatário) informa à Sefaz se reconhece, desconhece, confirma ou recusa uma operação descrita em uma NF-e emitida para seu CNPJ.

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): A versão digital da nota fiscal, que substitui o modelo em papel. É um arquivo XML gerado e armazenado eletronicamente, com validade jurídica garantida por um certificado digital.

• Nota Fiscal de Devolução: Um novo documento fiscal emitido pelo comprador (destinatário) para anular uma compra após a mercadoria ter sido recebida e registrada em seu estoque. É usada para formalizar o retorno do produto ao fornecedor.

• Sefaz (Secretaria da Fazenda): O órgão do governo estadual responsável pela administração tributária, fiscalização e arrecadação de impostos. É na Sefaz que as Notas Fiscais Eletrônicas são autorizadas e registradas.

Veja como o Aegro pode ajudar a superar esses desafios

Lidar com a burocracia para recusar uma nota fiscal, seja por erros nos dados ou problemas com a mercadoria, é um processo que consome tempo e aumenta o risco de problemas com o Fisco. Ferramentas de gestão agrícola como o Aegro simplificam essa tarefa, centralizando a Manifestação do Destinatário em uma interface intuitiva. Em vez de navegar por portais complexos do governo, o produtor pode gerenciar e recusar notas fiscais com poucos cliques, garantindo que o processo seja feito corretamente e dentro do prazo, evitando multas e cobranças indevidas.

Que tal deixar a gestão fiscal da sua fazenda mais simples e segura?

Experimente o Aegro gratuitamente e veja na prática como é fácil gerenciar suas notas fiscais, desde a emissão até a recusa, com total controle.

Perguntas Frequentes

Qual é a principal diferença entre recusar uma nota fiscal e emitir uma nota de devolução?

A recusa ocorre antes do recebimento oficial da mercadoria, sendo uma manifestação de que você não aceita a operação. Já a nota fiscal de devolução é emitida por você após a mercadoria ter sido recebida e entrada no seu estoque, formalizando o retorno do produto ao fornecedor por algum problema identificado posteriormente, como um defeito.

O que acontece se eu não recusar uma nota fiscal emitida indevidamente para meu CNPJ?

Se você não realizar a Manifestação do Destinatário para recusar a nota, o Fisco assume que a operação comercial é válida. Isso pode levar a cobranças de impostos indevidos, multas e problemas fiscais para sua propriedade rural, pois a transação será considerada legítima para todos os efeitos legais.

Recebi um produto com defeito. Devo fazer a recusa da nota ou uma devolução?

Se você identificou o defeito no momento da entrega, antes de aceitar a mercadoria, o ideal é fazer a recusa da nota fiscal. Se você já aceitou a entrega e registrou o produto no seu estoque, o procedimento correto é emitir uma nota fiscal de devolução para anular a operação de compra.

Escrever o motivo da recusa no verso do DANFE é suficiente?

Anotar a recusa no verso do DANFE é um procedimento válido e importante, especialmente para o transportador. No entanto, a forma mais segura e oficial de comunicar o Fisco é através da ‘Manifestação do Destinatário’ eletrônica no portal da Sefaz. Esse registro digital serve como sua principal prova de que a operação não foi concretizada.

Qual é o prazo máximo que tenho para recusar uma nota fiscal eletrônica (NF-e)?

O prazo para registrar a manifestação de ‘Operação não Realizada’ no sistema da Sefaz é de até 180 dias, contados a partir da data de autorização da NF-e. Apesar do prazo longo, é altamente recomendável realizar a recusa o mais rápido possível para resolver a pendência com o fornecedor e evitar complicações.

O procedimento para recusar uma nota fiscal de serviço é o mesmo de uma nota de mercadoria?

Não, os processos são diferentes. A recusa de uma nota fiscal de mercadoria (NF-e) é feita no portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. Já a recusa de uma nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser realizada diretamente no portal da prefeitura do município onde o documento foi emitido.

Artigos Relevantes

• Não emitir Nota Fiscal de Produtor Rural: Riscos e problemas dessa decisão: Este artigo estabelece o contexto fundamental para o artigo principal, detalhando os riscos e multas associados à não emissão de notas fiscais. Ele fornece a motivação crucial (‘o porquê’) para que o produtor entenda a importância de gerenciar corretamente seus documentos fiscais, incluindo o processo de recusa.
• Como preencher nota fiscal do produtor rural?: Este artigo funciona como uma medida preventiva ao problema abordado no guia principal. Enquanto o artigo principal ensina a recusar uma nota incorreta, este guia ensina como preencher a nota corretamente desde o início, ajudando a evitar os erros que levariam à necessidade de recusa.
• Carta de correção Nota Fiscal Produtor Rural: Quando usar?: Complementa perfeitamente o artigo principal ao apresentar uma solução alternativa para erros fiscais. Enquanto o guia principal foca na distinção entre ‘recusa’ e ‘devolução’, este artigo introduz a ‘Carta de Correção’, preenchendo uma lacuna de conhecimento sobre como lidar com erros menores que não exigem o cancelamento da operação.
• Como Tirar a 2ª Via da Nota Fiscal Produtor Rural?: Aborda um problema prático e administrativo que ocorre após a emissão e aceitação da nota: a necessidade de recuperação do documento. Ele complementa o artigo principal ao expandir o escopo da gestão fiscal para além dos erros transacionais, cobrindo também o ciclo de vida e o gerenciamento do documento em si.
• Melhor App Nota Fiscal de Produtor Rural: Conheça 5 Opções e Escolha o Ideal: Este artigo oferece uma solução prática e tecnológica para a gestão fiscal mencionada no guia principal. O artigo principal sugere o uso de softwares para simplificar a recusa; este candidato detalha e compara os aplicativos disponíveis, transformando a sugestão em uma ação concreta e orientando o leitor na escolha da melhor ferramenta.