Tenho certeza de que você já tem uma boa ideia dos custos da sua safra, seja por orçamentos, anotações em agendas, planilhas ou até mesmo um software de gestão de fazenda.
Mas você consegue dizer, com precisão, o custo de cada um dos seus talhões? Sabe identificar quais deles tiveram um aumento de despesa significativo de uma safra para outra? Ter a chance de comparar o que foi planejado com o que foi realmente gasto ajuda a entender os motivos dessas despesas de uma forma muito mais clara.
Com um fluxo de caixa bem organizado, você pode verificar exatamente seus gastos e entender a saúde financeira da fazenda para a próxima safra. Isso permite que você se programe melhor, inclusive para reservar um fundo de emergência para os imprevistos.
Então, como começar esse controle e ter um fluxo de caixa que seja rápido e fácil de manter? Vamos ver o passo a passo a seguir.
Planejamento da Empresa Rural: O Papel Central do Fluxo de Caixa
Hoje em dia, o produtor precisa tratar sua fazenda como uma empresa rural, o que significa detalhar todas as receitas e despesas de forma clara e organizada.
Fazendo isso, é possível tomar decisões antecipadas que podem otimizar o uso dos seus recursos. Você também consegue definir um planejamento estratégico que realmente funcione para a sua safra.
Ao planejar a safra e organizar o fluxo de caixa, fica mais fácil identificar oportunidades para reduzir custos e, consequentemente, aumentar seu lucro. Fica claro que o fluxo de caixa é a base do planejamento, mostrando exatamente onde o seu dinheiro foi e para onde ele irá.
Todo esse controle e organização fazem parte do desafio de ser um líder em uma empresa rural.
Afinal, o que é o Fluxo de Caixa?
De forma simples, o fluxo de caixa é o controle de todo o dinheiro que entra e sai da sua fazenda durante um determinado período. Ele se baseia em registros detalhados de cada movimentação financeira.
Conforme a definição de Márcio Roberto Andrade, controller na Conta Azul:
“Fluxo de caixa é um tipo de controle da movimentação financeira em um determinado período de tempo, considerando entradas e saídas de dinheiro a partir de registros detalhados”.
Existem 4 itens principais que compõem o fluxo de caixa:
- Saldo Inicial: É a quantia de dinheiro que você tem disponível no início do período (seja no mês ou na safra).
- Receitas: Toda a entrada de dinheiro no caixa, como a venda da produção.
- Despesas: Toda a saída de dinheiro, como a compra de insumos ou o pagamento de contas.
- Saldo Acumulado: O dinheiro que sobra no final do período. É a diferença entre o saldo inicial e todas as entradas e saídas.
Com um fluxo de caixa bem feito, você consegue enxergar qual é o valor mínimo que precisa manter na empresa rural para ela funcionar. O que sobrar (o excedente), você pode usar para fazer uma aplicação financeira ou reinvestir na própria fazenda.
Essa ferramenta permite monitorar a saúde financeira do seu negócio. Por isso, é fundamental criar o hábito e ter a disciplina de fazer essa gestão regularmente. Para facilitar, crie categorias para os seus registros. Isso ajuda a organizar e entender rapidamente para onde o seu dinheiro foi.
Para te ajudar a começar, preparamos um modelo de fluxo de caixa em Excel que você pode baixar gratuitamente!
Usando a nossa planilha como base, vamos agora detalhar as principais categorias de despesas e o que registrar em cada uma delas.
Registrando as Despesas: Categorias Essenciais no Fluxo de Caixa
1. Insumos Agrícolas
Nesta categoria, você deve inserir todos os recursos físicos que utiliza no seu processo de produção. Ou seja, é aqui que você vai registrar os custos com:
- Sementes
- Defensivos agrícolas
- Adubos e fertilizantes
- Calcário e gesso agrícola
- Outros produtos aplicados na lavoura
Como você sabe, esta é uma das partes mais importantes do fluxo de caixa, pois representa uma grande fatia dos custos. O ideal é anotar cada gasto assim que ele acontece. Isso facilita lembrar do valor correto e não deixar nada para trás.
2. Investimentos
Aqui, vamos registrar os gastos com a compra de novas máquinas, a construção de um novo barracão ou silo, ou qualquer outro investimento de maior valor na fazenda.
Um ponto crucial é inserir as parcelas de financiamentos que você tenha feito. Isso permite que você visualize a disponibilidade de dinheiro em caixa ao longo dos meses e se planeje para pagar as parcelas em dia, evitando juros e multas.
3. Insumos para Maquinário
Para entender melhor os gastos, vamos dividir os custos do seu parque de máquinas em categorias mais específicas.
Sei que pode parecer trabalhoso, mas ter essa visão detalhada é fundamental. Assim, você consegue avaliar se suas máquinas ainda estão em boas condições de uso ou se já chegou a hora de pensar em uma troca.
Comece registrando os insumos para maquinários, que incluem os gastos com:
- Peças de reposição
- Óleo lubrificante
- Grafite
- Outros materiais de consumo.
4. Manutenção de Máquinas
Nesta categoria, você deve registrar o custo com a mão de obra para a manutenção das suas máquinas e implementos agrícolas.
Dessa forma, você sabe exatamente quanto está gastando para manter cada equipamento funcionando. Se os custos de manutenção de uma máquina específica estiverem muito altos, talvez seja a hora de considerar a compra de uma nova.
Foi exatamente isso que aconteceu em uma propriedade no interior de São Paulo. Usando o Aegro, o produtor descobriu que seria mais lucrativo trocar uma máquina antiga do que continuar pagando por manutenções caras.
Você pode ler a história completa aqui: “Como Elivelton reduziu 40% do seu custo de manutenção de máquinas com aplicativo para agricultura”
Com a análise de custos feita no Aegro, foi possível tomar a decisão segura de comprar uma nova máquina.
5. Combustível
Aqui você vai registrar todos os custos com abastecimento de máquinas. Isso inclui não só o diesel dos tratores e colheitadeiras, mas também a gasolina ou etanol dos veículos usados para as atividades da fazenda.
Sim, a caminhonete que você usa para resolver as coisas da lavoura também deve entrar na conta. No final do mês ou da safra, você vai perceber que o combustível é um dos custos mais significativos da operação.
6. Terceirização
Neste espaço, você deve inserir os custos com serviços contratados de terceiros durante a safra. Um bom exemplo é a colheita, onde você pode terceirizar tanto o operador quanto as máquinas.
7. Fretes
É importante criar uma categoria separada para o frete. Assim, você consegue comparar esses custos de uma safra para outra e entender o impacto dessa atividade no seu resultado final. Controlar e contabilizar o frete rural é essencial, pois ele pode aumentar bastante os custos de produção.
Para se ter uma ideia, em entrevista ao G1, o ex-ministro da Agricultura, Blairo Maggi, mencionou que um frete que custava R$ 5 mil antes da greve dos caminhoneiros passou a custar entre R$ 13 mil e R$ 14 mil após a mudança na tabela.
Você pode consultar aqui a tabela com os preços mínimos de frete, divulgada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT).
8. Administração
Nesta categoria entram os custos gerais de gestão da fazenda. Alguns exemplos são os honorários do escritório de contabilidade, o salário do contador ou até mesmo o valor da licença de um software de gestão.
Não se Esqueça dos Outros Custos
Além das despesas diretas da lavoura, existem outros custos variáveis que devem ser registrados, como seguro agrícola, taxas de armazenagem, entre outros.
Também é fundamental considerar os financiamentos, manutenções de benfeitorias e, se for o caso, o custo com o arrendamento da terra.
Com todas essas despesas devidamente contabilizadas, você finalmente consegue saber o seu custo de produção real.
Ao incluir uma estimativa dessas despesas no planejamento da safra, você já sabe com maior precisão quais serão seus custos futuros. Por exemplo, segundo o Imea, os custos de produção de soja para a safra 18/19 no Mato Grosso foram estimados em torno de R$ 3.830,00/ha para culturas transgênicas e R$ 3.975,00/ha para a cultura convencional.
Por que Realizar um Orçamento de Safra?
Fazer um orçamento detalhado, baseado no seu planejamento de safra, permite que você veja com antecedência qual será o seu custo total. Ter essa visão do custo antes mesmo de começar a plantar é extremamente importante.
É nesse momento de planejamento que você pode tomar decisões para ajustar a estratégia. Assim, você evita que um desequilíbrio no fluxo de caixa aconteça no futuro por causa de situações que poderiam ter sido previstas.
Perceba que o planejamento agrícola e o seu orçamento são ferramentas essenciais para o controle financeiro da sua fazenda.
Como o Histórico de Custos Pode Ajudar seu Fluxo de Caixa
Ao iniciar o planejamento de uma nova safra, consulte os dados das safras passadas. O histórico ajuda a identificar as sazonalidades, ou seja, os meses em que normalmente entram e saem mais dinheiro.
Compare com a safra anterior: ao orçar os custos da nova safra, eles ficaram mais altos? O que pode ter causado isso?
É nessa hora que você deve analisar o histórico de custos de cada categoria para entender o que aconteceu. Pode ter sido um aumento no preço dos insumos ou uma nova praga ou doença que exigiu um gasto extra não planejado.
Essa análise fica ainda mais poderosa quando é feita por talhão. Isso pode ser difícil de visualizar em planilhas, mas se torna rápido e fácil com um software agrícola como o Aegro:
Com o Aegro, você pode analisar as despesas e receitas de cada talhão de forma prática e visual.
Conclusão
Ao longo deste artigo, vimos que o planejamento da safra e o fluxo de caixa são duas ferramentas que devem andar sempre juntas.
O orçamento da safra não é apenas uma previsão de gastos; ele é uma ferramenta de gestão. Com ele, você pode estabelecer metas claras e avaliar o desempenho da sua safra e da sua empresa rural como um todo.
Depois de finalizar seu orçamento, com os custos da nova safra em mãos, analise onde é possível cortar gastos ou onde vale a pena realizar novos investimentos. E o mais importante: não se esqueça de manter o fluxo de caixa sempre atualizado!
Com todas essas informações e a planilha gratuita que disponibilizamos, você já pode começar a organizar o planejamento financeiro da sua empresa rural hoje mesmo
Glossário
Arrendamento da terra: Aluguel de uma área de terra para fins de produção agrícola. Neste modelo, o produtor paga um valor (fixo ou percentual da produção) ao proprietário para poder utilizar a terra durante um período combinado.
Custo de produção: Soma de todos os gastos necessários para produzir uma safra, desde a compra de sementes e insumos até a colheita. Geralmente é calculado por hectare (ex: R$ 3.830,00/ha) para facilitar o planejamento e a análise de lucratividade.
Empresa rural: Abordagem de gestão que trata a fazenda como um negócio, com controle financeiro rigoroso, planejamento estratégico e análise de resultados. O objetivo é otimizar recursos e maximizar o lucro, indo além da simples produção.
Fluxo de caixa: Ferramenta que registra todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) de dinheiro da propriedade em um determinado período. É essencial para monitorar a saúde financeira da fazenda e tomar decisões informadas.
Imea: Sigla para Instituto Mato-Grossense de Economia Agropecuária. É uma instituição de referência que gera dados e análises sobre o agronegócio, como as estimativas de custo de produção para diferentes culturas.
Insumos Agrícolas: Conjunto de todos os produtos utilizados diretamente no processo produtivo da lavoura. Inclui itens como sementes, fertilizantes, defensivos agrícolas, calcário e gesso.
Talhão: Uma subdivisão ou lote específico dentro de uma área agrícola, geralmente delimitado por características de solo, relevo ou manejo. Analisar os custos por talhão ajuda a identificar as áreas mais produtivas e rentáveis da fazenda.
Simplifique seu fluxo de caixa com a tecnologia certa
Manter o fluxo de caixa atualizado em planilhas, como vimos no artigo, pode ser um trabalho complexo e suscetível a erros, principalmente ao tentar detalhar os custos por talhão. Um software de gestão agrícola como o Aegro resolve esse desafio ao centralizar todas as informações financeiras e operacionais em um só lugar. Ele permite que você acompanhe em tempo real os custos de produção, desde a compra de insumos até a manutenção do maquinário, transformando dados complexos em relatórios visuais e fáceis de entender. Assim, fica simples identificar onde é possível economizar e tomar decisões mais seguras para a próxima safra.
Que tal abandonar as anotações manuais e ter o controle financeiro da sua fazenda na palma da mão?
Experimente o Aegro gratuitamente e descubra como é fácil planejar sua safra com mais precisão e rentabilidade.
Perguntas Frequentes
Qual a principal diferença entre o orçamento de safra e o fluxo de caixa?
O orçamento de safra é uma ferramenta de planejamento, uma estimativa de todas as receitas e despesas esperadas antes do início do ciclo produtivo. Já o fluxo de caixa é o registro real e contínuo de todo o dinheiro que entra e sai da fazenda, permitindo comparar o que foi planejado com o que foi efetivamente gasto e recebido.
Com que frequência devo registrar as movimentações no fluxo de caixa da minha fazenda?
O ideal é registrar cada movimentação, como a compra de insumos ou o pagamento de um serviço, assim que ela acontece. Criar o hábito de atualizar o fluxo de caixa diariamente ou, no mínimo, semanalmente, garante a precisão dos dados e evita que despesas importantes sejam esquecidas, facilitando a tomada de decisões.
Por que é importante detalhar os custos por talhão em vez de analisar apenas o custo total da fazenda?
Analisar os custos por talhão permite identificar quais áreas da sua propriedade são mais ou menos lucrativas. Essa visão detalhada ajuda a otimizar o uso de insumos, ajustar estratégias de manejo para cada área específica e tomar decisões mais precisas sobre onde investir para aumentar a produtividade geral da fazenda.
É melhor começar a gestão financeira com uma planilha ou investir diretamente em um software agrícola?
Uma planilha é um excelente ponto de partida para organizar as finanças e criar a disciplina de controle. No entanto, um software de gestão agrícola como o Aegro automatiza muitos processos, reduz a chance de erros, integra dados financeiros com operacionais e gera relatórios visuais por talhão, oferecendo uma análise muito mais profunda e ágil para o crescimento do negócio.
Quais são os erros mais comuns ao gerenciar o fluxo de caixa de uma empresa rural?
Os erros mais frequentes incluem a falta de disciplina para registrar todas as despesas (especialmente as menores), misturar as finanças pessoais com as da fazenda, não categorizar os gastos de forma clara e, o mais importante, não utilizar as informações coletadas para analisar o desempenho e planejar as próximas safras.
Além dos insumos e maquinário, que outros custos devo lembrar de incluir no meu fluxo de caixa?
É fundamental incluir custos administrativos, como honorários de contabilidade e licenças de software. Além disso, não se esqueça de despesas como seguro agrícola, taxas de armazenagem, juros de financiamentos, custos de arrendamento e a depreciação de máquinas e benfeitorias, que também impactam o resultado financeiro da safra.
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