A nota fiscal de produtor rural em papel está com os dias contados. A obrigatoriedade da versão eletrônica está avançando em todo o país, e entender essa mudança é fundamental para manter sua propriedade regularizada e evitar problemas.
Mas o que essa transição significa na prática? Quando a emissão eletrônica será obrigatória para todos? E, o mais importante, como você pode emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de forma segura, rápida e sem complicações?
Neste guia completo, feito em parceria com a Safeweb, vamos responder a todas essas perguntas. Continue a leitura para dominar o processo de ponta a ponta.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento que existe totalmente no formato digital. Ela substitui as antigas notas de papel e serve para registrar oficialmente a venda e a circulação de mercadorias. Cada NF-e é emitida e armazenada online, com autorização direta da Sefaz (Secretaria da Fazenda) do seu estado.
Desde 2006, esse formato digital vem substituindo os talões de nota impressos (modelos 1 e 1A), simplificando a vida de empresas e, mais recentemente, dos produtores rurais.
A Versão Específica para o Produtor Rural: NFP-e
Para o campo, a mudança mais importante começou em 2018 com a criação da NFP-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtor, modelo 55).
Este modelo foi desenvolvido para substituir a antiga NFA-e (Nota Fiscal Avulsa Eletrônica). A grande vantagem é que agora os produtores rurais que são pessoa física — ou seja, que possuem CPF e Inscrição Estadual (IE) — podem emitir suas próprias notas fiscais. Você não precisa mais depender da prefeitura ou acessar o site da Sefaz para cada operação.
Com a NFP-e, você pode realizar:
- Vendas para outros estados (operações interestaduais);
- Exportações;
- Vendas para órgãos públicos.
Para garantir a validade e a segurança dessas transações, é indispensável o uso de um Certificado Digital do tipo e-CPF, que funciona como sua assinatura digital.
A Nota Fiscal Eletrônica é segura?
Sim, a nota fiscal eletrônica é totalmente segura. A segurança é garantida pelo Certificado Digital, que funciona como uma assinatura online com validade jurídica. Ele assegura que apenas você, ou alguém devidamente autorizado, possa emitir notas em seu nome.
Além disso, cada NF-e emitida é enviada diretamente para os sistemas da Sefaz, onde fica registrada e armazenada. Isso praticamente elimina os riscos de fraudes, perdas ou erros de preenchimento que eram comuns com os talões de papel.
Dentro do software de gestão Aegro, por exemplo, você pode emitir suas notas fiscais gratuitamente. O sistema se conecta diretamente com a Sefaz, garantindo que todo o processo seja seguro e acessível para você e sua equipe. Clique aqui e saiba como funciona!
Para entender melhor: O que eram os modelos 1 e 1A?
Os Modelos 1 e 1A eram os formatos de notas fiscais impressas em papel, preenchidas em talões, usadas antes da chegada da NF-e.
- Modelo 1: Usado para registrar a venda de mercadorias dentro do estado ou para outros estados.
- Modelo 1A: Uma versão um pouco mais detalhada, com campos extras para operações de setores mais específicos, como o industrial e o agrícola.
Com a implementação da NF-e em 2006, esses modelos foram gradualmente substituídos pelo sistema digital, que é mais seguro, prático e integrado.
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O que é o Certificado Digital e por que ele é Essencial?
Pense no certificado digital para produtor rural como a sua identidade oficial no mundo online. Ele funciona como uma assinatura eletrônica que garante a segurança e a validade jurídica de tudo o que você faz na internet, incluindo a emissão de notas fiscais.
Para obter o seu, você precisa procurar uma AC (Autoridade Certificadora), que atua como um “cartório digital”. A AC informará os documentos necessários, os custos e os locais para validação e retirada do certificado. Todas as ACs são reguladas pela ICP-Brasil. Para ver a lista de empresas autorizadas, visite o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Existem dois tipos principais de certificado digital que você pode usar: A1 e A3.
Certificado Digital A1
O certificado A1 é um arquivo digital que fica instalado diretamente no seu computador ou dispositivo móvel (tablet, smartphone).
- Validade: 1 ano.
- Vantagens: É mais prático para o dia a dia, pois não depende de um objeto físico (token ou cartão). Você pode instalá-lo em vários computadores ao mesmo tempo, o que é ideal para fazendas com escritório ou equipe que também precisa emitir notas.
- Tipos de A1:
- A1 e-CNPJ: Destinado a empresas. Só pode ser usado pelos sócios ou donos que constam no contrato social.
- A1 e-NF: Pode ser adquirido por representantes legais autorizados por procuração, mas seu custo costuma ser até 60% maior.
Certificado Digital A3
O certificado A3 é armazenado em uma mídia física, que pode ser um cartão com leitora ou um token (parecido com um pen drive).
- Validade: De 1 a 3 anos.
- Vantagens: É considerado muito seguro, pois a nota só pode ser emitida quando o dispositivo está conectado ao computador. Além disso, é portátil: você pode levá-lo e usar em qualquer máquina.
- Desvantagens: Para emitir uma nota, você precisa estar com o cartão ou token em mãos. Seu custo inicial também pode ser um pouco maior que o do A1.
A melhor escolha depende da realidade da sua fazenda. Analise sua necessidade de mobilidade e o número de pessoas que emitirão notas antes de decidir.
Documentos Relacionados: Entenda a GTA e a Contra Nota
Ao vender sua produção, você pode se deparar com outros dois documentos importantes: a GTA e a Contra Nota.
O que é a GTA (Guia de Trânsito Animal)?
A GTA (Guia de Trânsito Animal) é o documento obrigatório para controlar o transporte de animais no Brasil. Ela é exigida pelas autoridades sanitárias para garantir a rastreabilidade e a saúde do rebanho, evitando a disseminação de doenças como febre aftosa ou brucelose.
Sempre que você emite uma nota fiscal de venda de animais, a emissão da GTA é obrigatória para acompanhar o transporte. Ela contém informações essenciais, como:
- Número de identificação dos animais
- Espécie e quantidade
- Propriedade de origem e de destino
- Informações sobre vacinas e exames sanitários
A GTA é emitida pelo serviço veterinário do seu estado. Para isso, sua propriedade deve estar cadastrada e com as vacinações obrigatórias em dia.
O que é a Contra Nota?
A contra nota é uma nota fiscal de ENTRADA de produtos agrícolas. Ela serve para o comprador confirmar oficialmente o recebimento da sua mercadoria. É importante lembrar que a contra nota deve ser emitida pelo comprador, não por você, produtor.
O processo funciona assim:
- O produtor rural emite uma nota fiscal de venda (remessa) com a descrição, peso e valor aproximado dos produtos.
- Essa nota acompanha a carga até o comprador (cooperativa, armazém, indústria, etc.).
- O comprador recebe a mercadoria, faz a pesagem oficial e confere a qualidade.
- Com os dados finais, o comprador emite a contra nota (nota de entrada) em nome do produtor, oficializando a compra.
A 1ª e a 3ª vias da contra nota devem ser enviadas ao produtor rural em até 15 dias após o recebimento da mercadoria.
Quando a emissão da Nota Fiscal Eletrônica será obrigatória?
A data limite nacional para a adoção da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) por todos os produtores rurais é 2 de janeiro de 2025.
A partir desse dia, as notas fiscais em talão de papel não serão mais válidas para a maioria das operações. Para se adequar, você precisa ter cadastro na Receita Estadual, acesso à internet e um certificado digital válido.
Atenção: Alguns estados adiantaram seus próprios prazos.
- No Mato Grosso, por exemplo, a obrigatoriedade começou em 1º de julho de 2024, conforme o Decreto nº 1.709/2018.
Fique atento às notícias da Sefaz do seu estado, pois as regras podem mudar e a obrigatoriedade pode chegar antes do previsto.
Quais são os benefícios para os produtores que já emitem a NFP-e?
Adotar a nota eletrônica antes do prazo traz várias vantagens práticas para a gestão da sua fazenda:
- Fim da prestação de contas na prefeitura: Com a NFP-e, você não precisa mais ir até a prefeitura para prestar contas dos talões de notas utilizados. Todo o processo é online.
- Agilidade e autonomia: Você pode emitir suas notas de qualquer lugar com acesso à internet, sem precisar se deslocar para retirar novos talões.
- Redução de erros: O preenchimento em um sistema digital diminui falhas de escrituração e o tempo gasto para corrigir informações erradas.
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Como emitir sua Nota Fiscal Eletrônica: Passo a Passo
Emitir uma NF-e é mais simples do que parece. O processo é muito parecido com preencher um formulário, mas feito de forma digital. Veja o passo a passo:
Passo 1: Adquira um Certificado Digital
Este é o primeiro e mais importante passo. O certificado digital, como já vimos, garante a validade jurídica e a segurança das suas notas. Você só precisa de um certificado por CPF, mesmo que tenha várias propriedades.
Passo 2: Escolha um Software Emissor de NFP-e
Depois de ter seu certificado, você precisará de um programa para criar e enviar as notas para a Sefaz. O Aegro, por exemplo, oferece um emissor gratuito que faz essa comunicação de forma automática.
Quando a Sefaz autoriza a nota, o sistema gera um arquivo XML, que é a versão oficial da NF-e. Por lei, você deve guardar esse arquivo por no mínimo 5 anos.
Passo 3: Faça o Credenciamento na Sefaz
Antes de emitir a primeira nota, você precisa pedir autorização à Secretaria da Fazenda do seu estado. Esse processo é chamado de credenciamento e geralmente é feito online, no site da Sefaz. Na maioria dos estados, a liberação é rápida e leva apenas algumas horas.
Passo 4: Comece a Gerar suas NFP-e
Com o certificado em mãos, o software escolhido e o credenciamento feito na Sefaz, você já está pronto para emitir suas notas fiscais eletrônicas. Basta preencher os dados da venda, assinar digitalmente com seu certificado e transmitir.
Exemplo de emissão de nota fiscal pelo Aegro: simples e seguro
Qual o melhor software para emitir nota fiscal de produtor rural?
O melhor software para emitir nota fiscal de produtor rural é aquele que simplifica sua rotina, é fácil de usar e atende às necessidades da sua fazenda.
O Aegro é um sistema de gestão agrícola que oferece a emissão de notas fiscais de forma gratuita, rápida e ilimitada. O processo é totalmente integrado com a Sefaz, o que permite que você emita e monitore tudo em um só lugar.
- Sem limite de emissões: Ideal para propriedades de qualquer tamanho.
- Acesso por celular ou computador: Emita suas notas de onde estiver.
- Preenchimento automático: O sistema puxa dados cadastrados para agilizar o processo.
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Glossário
Certificado Digital: É a identidade eletrônica de uma pessoa física (e-CPF) ou jurídica (e-CNPJ) que funciona como uma assinatura online com validade jurídica. É indispensável para emitir a NF-e, garantindo a autoria e a segurança da transação.
Contra Nota: Uma nota fiscal de ENTRADA emitida pelo comprador (ex: cooperativa ou armazém) para confirmar oficialmente o recebimento da mercadoria do produtor. O produtor emite a nota de venda (saída), e o comprador emite a contra nota (entrada).
GTA (Guia de Trânsito Animal): Documento sanitário obrigatório para o transporte de animais em todo o território nacional. A GTA garante a rastreabilidade do rebanho e ajuda a prevenir a disseminação de doenças como a febre aftosa.
ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira): Sistema nacional que regula e credencia as empresas autorizadas a emitir certificados digitais no Brasil. Garante que os certificados sejam válidos e sigam um padrão de segurança.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Documento fiscal que existe apenas em formato digital e substitui as antigas notas fiscais em papel (modelos 1 e 1A). Serve para registrar a venda e a circulação de mercadorias.
NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica): Modelo específico da NF-e (modelo 55) destinado a produtores rurais com Inscrição Estadual e CPF. Permite que o próprio produtor emita suas notas fiscais, sem depender da prefeitura.
Sefaz (Secretaria da Fazenda): Órgão do governo de cada estado responsável pela administração tributária e fiscal. É a Sefaz que autoriza, valida e armazena cada Nota Fiscal Eletrônica emitida.
XML (Arquivo): Formato de arquivo padrão da Nota Fiscal Eletrônica. O arquivo XML é a versão oficial e legal do documento, contendo todas as informações da transação de forma estruturada, e deve ser armazenado por lei por no mínimo 5 anos.
Simplifique a Emissão de Notas e Conecte sua Gestão com o Aegro
A transição para a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um grande passo, mas a emissão do documento é apenas uma parte do desafio. O verdadeiro ganho de eficiência acontece quando essa obrigação fiscal se conecta com o resto da gestão da fazenda, como o controle financeiro e o gerenciamento de estoque, evitando o retrabalho e os erros manuais que custam tempo e dinheiro.
Um software de gestão agrícola como o Aegro resolve isso de forma inteligente. Além de oferecer um emissor gratuito e ilimitado de NFP-e, o sistema integra automaticamente cada nota emitida ao seu controle financeiro. Isso significa que, ao registrar uma venda, o faturamento é atualizado, o estoque de produtos é ajustado e as informações já ficam prontas para o Livro Caixa Digital (LCDPR), eliminando a complexidade tributária e centralizando seus dados em um só lugar.
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Perguntas Frequentes
Qual a principal diferença entre a NFP-e e a antiga nota fiscal de produtor em papel?
A principal diferença é a autonomia e a segurança. Com a NFP-e, o produtor emite suas notas de qualquer lugar com internet, sem depender da prefeitura para retirar talões. Além disso, o processo digital é mais seguro, pois cada nota é validada e armazenada diretamente pela Sefaz, reduzindo drasticamente os riscos de erros e fraudes.
Como escolher entre o certificado digital A1 e o A3 para minha fazenda?
A escolha depende da sua operação. O certificado A1 é um arquivo digital instalado no computador, ideal para quem tem uma equipe ou precisa emitir notas de múltiplos dispositivos. Já o A3 é uma mídia física (token ou cartão), considerado mais seguro por exigir o dispositivo físico para cada emissão, sendo uma boa opção para quem emite sozinho e precisa de portabilidade.
Se eu tenho várias propriedades rurais no meu CPF, preciso comprar um certificado digital para cada uma?
Não, você precisa de apenas um certificado digital por CPF. O certificado e-CPF está vinculado à sua identidade como pessoa física, permitindo que você emita notas fiscais para todas as suas propriedades rurais que estejam associadas à sua Inscrição Estadual.
Para vender gado, a NFP-e substitui a Guia de Trânsito Animal (GTA)?
Não, os documentos são complementares e ambos são obrigatórios. A NFP-e é o documento fiscal que oficializa a venda do rebanho. A GTA é o documento sanitário que autoriza o transporte dos animais, garantindo a rastreabilidade e o controle de doenças. Você precisará emitir os dois.
Quem é o responsável por emitir a contra nota, o produtor rural ou o comprador?
A responsabilidade de emitir a contra nota é sempre do comprador da mercadoria. Ela funciona como uma nota fiscal de entrada, que o comprador (seja uma cooperativa, indústria ou armazém) gera para confirmar o recebimento do produto e oficializar os dados finais da transação, como peso e qualidade.
O que acontece se eu não me adequar à nota fiscal eletrônica até o prazo final de 2 de janeiro de 2025?
Após o prazo, as notas fiscais em talão de papel não terão mais validade para a maioria das operações comerciais. Isso significa que, sem a NFP-e, você ficará impedido de vender sua produção de forma legalizada, o que pode paralisar suas atividades e gerar sérios problemas fiscais.
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