No Mato Grosso do Sul, a emissão de notas fiscais pelo produtor rural passou por modernizações. A principal delas é a NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica), que foi criada pelo Decreto 14.286/2015 para substituir a antiga Nota Fiscal de Produtor em papel (modelo 4).
Além da versão eletrônica, os produtores do estado ainda contam com a NFP/SE (Nota Fiscal de Produtor, Série Especial) para situações específicas. Entender como e quando usar cada uma é fundamental para manter sua operação em dia com o fisco.
Neste guia prático, vamos explicar em detalhes os tipos de notas fiscais disponíveis no MS e mostrar o passo a passo completo para você emitir seus documentos sem erros.
Qual é o tipo de nota fiscal de produtor rural no MS?
A NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica) é o principal documento fiscal para o produtor rural no Mato Grosso do Sul. Ela é emitida, assinada e guardada de forma totalmente digital pela Sefaz/MS: a Secretaria de Fazenda do Estado. O grande objetivo da NFP-e é documentar oficialmente as operações de venda de produtos agropecuários.
Quando você emite uma NFP-e, o sistema gera também o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Este é um resumo impresso da nota, em uma única via, que deve obrigatoriamente acompanhar a mercadoria durante todo o transporte.
Atualmente, a emissão da NFP-e ainda não é obrigatória para todos os produtores do estado, ou seja, é facultativa. Ela pode ser utilizada por:
- Pessoa Jurídica (CNPJ)
- Pessoa Física (CPF)
Para emitir, é preciso ter inscrição no Cadastro de Contribuintes do Estado e estar com as obrigações tributárias em dia.
A solicitação da NFP-e é feita pela internet, através do portal ICMS Transparente. Você pode acessar o portal de qualquer computador ou, se preferir, ir pessoalmente até a Agência Fazendária mais próxima.
Passo a passo para emissão da nota fiscal
Veja como realizar o processo de emissão da sua nota fiscal eletrônica de forma simples e direta.
1º passo: Cadastro
Para usar o portal ICMS Transparente, o primeiro passo é se cadastrar. Esse cadastro exige um certificado digital padrão ICP-Brasil. O certificado funciona como uma assinatura digital, garantindo a segurança do processo. Você pode usar tanto o e-CNPJ (para empresas) quanto o e-CPF (para pessoas físicas).
Cadastro no Portal ICMS Transparente
(Fonte: Sefaz/MS)
2º passo: Acesso ao Portal ICMS Transparente
Com o cadastro feito, você já pode acessar o sistema. Para entrar no portal, você precisará informar seu usuário (que é a sua inscrição estadual), um código de acesso e a sua senha.
Tela de acesso ao ICMS Transparente
(Fonte: Sefaz/MS)
Caso você opte por ir a uma Agência Fazendária, lembre-se de levar, além dessas informações, um documento oficial com foto.
3º passo: Emissão da NFP-e
Após entrar no portal, o processo é bem intuitivo. Procure e clique no botão NFP-e.
Tela inicial do Portal após fazer o login
(Fonte: Sefaz/MS)
O sistema mostrará uma tela com o histórico de notas que você já emitiu. Para criar uma nova, clique no botão “emitir nova nota”.
Emitir nova nota
(Fonte: Sefaz/MS)
Para preencher a NFP-e, você precisará ter em mãos as seguintes informações mínimas:
- Dados do remetente (quem está vendendo - você);
- Dados do destinatário (quem está comprando);
- Descrição dos produtos;
- Quantidade e valores de cada item.
Além disso, um detalhe importante: se a venda envolver o transporte de animais, você deverá informar a série e o número da GTA (Guia de Trânsito Animal), o documento obrigatório para movimentação de rebanhos.
Custo de Emissão da NFP-e
Uma das grandes vantagens do sistema eletrônico é o custo. A emissão da NFP-e feita por você diretamente no site do ICMS Transparente não tem custo algum.
Por outro lado, se você preferir ou precisar que a emissão seja feita em uma Agência Fazendária, haverá uma taxa. O valor é de 50% da Uferms (Unidade Fiscal Estadual de Referência de Mato Grosso do Sul) por cada nota ou Danfe emitido.
Para entender melhor: A Uferms é um valor de referência usado pelo estado para calcular taxas e impostos. Ele é atualizado mensalmente com base no IGP-DI, um índice de inflação.
Como exemplo, em novembro de 2021, o valor da Uferms era de R$ 42,56. Portanto, a taxa para emitir a nota presencialmente naquela época era de R$ 21,28. Verifique sempre o valor atualizado da Uferms.
Cancelamento da NFP-e
Se você emitir uma nota com algum erro ou se a venda for desfeita, é possível cancelá-la. No MS, existem duas situações para o cancelamento: dentro do prazo padrão ou fora dele.
Cancelamento no prazo de 24 horas
Esta é a forma mais simples. O cancelamento pode ser solicitado em até 24 horas após a emissão da NFP-e, desde que duas condições sejam atendidas:
- A mercadoria ainda não pode ter saído para transporte.
- O serviço (no caso de notas de serviço) não pode ter sido prestado.
Se você atender a essas condições, o pedido de cancelamento é gratuito. Ele pode ser feito tanto pelo portal ICMS Transparente quanto presencialmente nas Agências Fazendárias. Para solicitar na agência, basta levar um documento de identidade e a nota fiscal que será cancelada.
Cancelamento extemporâneo (fora do prazo)
Se o prazo de 24 horas já passou, você precisará solicitar o cancelamento extemporâneo.
O pedido também pode ser feito online ou na agência, apresentando a nota fiscal a ser cancelada e um documento de identidade.
As condições para que a solicitação seja aprovada são:
- A mercadoria não pode ter circulado ou o serviço não pode ter sido prestado.
- O prazo de 24 horas da emissão da nota já deve ter passado.
- Você deve pagar uma Taxa de Serviços Estaduais no valor de 2 Uferms.
Quando o cancelamento extemporâneo não é autorizado?
Em algumas situações, o sistema pode bloquear o cancelamento automático. Isso acontece se:
- A NFP-e tiver um registro de passagem pelo fisco (por exemplo, em um posto fiscal na estrada). Nesse caso, a nota não pode ser cancelada diretamente; será preciso abrir um novo processo administrativo.
- A NFP-e estiver vinculada a um CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ou MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos) que não foram cancelados. Primeiro, a transportadora deve cancelar esses documentos de transporte para depois você tentar o cancelamento da sua nota novamente.
- A NFP-e já foi registrada na sua EFD (Escrituração Fiscal Digital), que é a sua declaração fiscal mensal. Você precisará primeiro retificar a EFD para depois solicitar o cancelamento da nota.
Nesses casos mais complexos, o processo é um pouco diferente. Você deve solicitar o cancelamento via ICMS Transparente ou na agência, pagando uma Taxa de Serviços Estaduais no valor de 1 Uferms.
Além do seu documento de identidade e da nota fiscal, você precisará apresentar:
- Um requerimento formal com seus dados de contato (telefone, endereço, e-mail).
- Documentos que provem que a operação não aconteceu, como uma declaração assinada pelo destinatário.
- Uma cópia do comprovante de pagamento da taxa (Documento de Arrecadação).
NFP/SE (Nota Fiscal de Produtor, Série Especial)
A Nota Fiscal de Produtor, Série Especial (NFP/SE) é uma nota em papel que pode ser usada de forma provisória, como um “plano B”, quando não for possível emitir a NFP-e por problemas técnicos, como falta de internet.
O custo para imprimir um bloco com até 5 notas é de 50% da Uferms. Para cada nota adicional que ultrapassar essa quantidade, é cobrado mais 10% da Uferms por documento.
A NFP/SE tem um prazo de validade de até 90 dias a partir da data de impressão, ou até o dia 31 de dezembro do ano corrente, o que vier primeiro.
Atenção: Se você emitir uma NFP/SE, é obrigatório fazer a prestação de contas até o dia 10 do mês seguinte ao da emissão. Se perder esse prazo, você poderá ser multado.
É importante saber que a NFP/SE não pode ser utilizada por contribuintes do regime Simples Nacional.
A solicitação para imprimir os formulários da NFP/SE pode ser feita pelo portal ou nas agências. Para ter o pedido aprovado, você precisa:
- Não ter débitos de impostos (Daems) vinculados a outras notas.
- Não ter nenhuma prestação de contas de NFP/SE em atraso.
- Pagar a taxa de impressão dos formulários.
Operações permitidas para a emissão da NFP/SE
A nota de papel pode ser usada para vendas de produtos agrícolas em geral, mas apenas dentro do estado do MS (operações internas).
Ela também é permitida para registrar a movimentação de produtos dentro da sua própria fazenda, como do local da colheita para o armazém, caso o trajeto precise passar por estradas ou rodovias públicas.
Conclusão
Neste artigo, você viu em detalhes os tipos de notas fiscais para produtores rurais permitidas no Mato Grosso do Sul. Mostramos o passo a passo para emitir a NFP-e, explicamos as regras e custos para cancelamento e quando você pode usar a nota de papel (NFP/SE).
Manter-se informado sobre a legislação fiscal do seu estado é essencial para evitar problemas com o fisco e multas inesperadas. Conhecer esses detalhes ajuda você a organizar a gestão fiscal da sua fazenda da melhor maneira possível
Glossário
Cancelamento extemporâneo: Refere-se ao processo de cancelamento de uma nota fiscal após o prazo padrão de 24 horas ter expirado. Esta solicitação exige o pagamento de uma taxa e a comprovação de que a operação de venda não ocorreu para ser aprovada.
Certificado digital: Uma identidade eletrônica para pessoas físicas (e-CPF) ou jurídicas (e-CNPJ) que funciona como uma assinatura digital segura. É obrigatório para acessar portais governamentais, como o ICMS Transparente, e garantir a validade jurídica da emissão de notas fiscais eletrônicas.
Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica): Uma representação simplificada e impressa da NFP-e. Não é a nota fiscal em si, mas um resumo que deve obrigatoriamente acompanhar o transporte da mercadoria para fins de fiscalização.
EFD (Escrituração Fiscal Digital): Arquivo digital que reúne todas as informações fiscais e contábeis do produtor rural em um determinado período. A NFP-e emitida é registrada neste arquivo, que é enviado mensalmente ao fisco para apuração de impostos.
GTA (Guia de Trânsito Animal): Documento oficial e obrigatório para o transporte de animais, que atesta as condições sanitárias do rebanho. O número da GTA deve ser informado na NFP-e ao vender ou movimentar animais.
NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica): Versão digital da nota fiscal emitida pelo produtor rural para documentar a venda de seus produtos. Substitui a antiga nota de papel (modelo 4) e é emitida e armazenada eletronicamente pela Sefaz.
Sefaz/MS (Secretaria de Fazenda do Mato Grosso do Sul): Órgão do governo estadual responsável pela administração tributária e fiscal. É a entidade que gerencia o sistema de emissão da NFP-e e define as regras fiscais para os produtores do estado.
Uferms (Unidade Fiscal Estadual de Referência de Mato Grosso do Sul): Um valor de referência, atualizado mensalmente, utilizado pelo governo do estado para calcular o custo de taxas e multas. Por exemplo, a taxa para emitir uma nota em uma Agência Fazendária é calculada como um percentual do valor da Uferms.
Como a tecnologia pode simplificar a emissão de notas fiscais
O passo a passo para emitir a NFP-e através do portal da Sefaz é fundamental, mas pode se tornar um processo manual e repetitivo, especialmente para quem realiza muitas operações. Preencher cada campo com atenção para evitar erros que podem levar a cancelamentos e multas consome um tempo precioso que poderia ser mais bem aproveitado na gestão da lavoura.
É aqui que um software de gestão agrícola entra como um grande aliado. Ferramentas como o Aegro automatizam a emissão de notas fiscais, aproveitando os dados de vendas já registrados no sistema para preencher as informações automaticamente. Isso não só reduz drasticamente o risco de erros de digitação, mas também integra a nota fiscal ao controle financeiro e de estoque da fazenda, centralizando toda a gestão em um só lugar e garantindo conformidade fiscal sem dor de cabeça.
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Perguntas Frequentes
A emissão da NFP-e no MS é obrigatória para todos os produtores rurais?
Não, atualmente a emissão da NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica) é facultativa no Mato Grosso do Sul. Tanto produtores com CNPJ quanto com CPF podem optar por utilizá-la, desde que possuam inscrição estadual e estejam com suas obrigações tributárias em dia. A NFP-e veio para modernizar e substituir a antiga nota em papel, mas sua adesão ainda não é compulsória para todos.
Qual a principal diferença entre a NFP-e e a NFP/SE?
A NFP-e é a nota fiscal eletrônica principal, emitida e armazenada digitalmente, sendo o padrão para as operações do produtor. Já a NFP/SE (Série Especial) é uma nota em papel, usada como alternativa provisória apenas em situações de contingência, como falhas no sistema ou falta de internet. A NFP/SE possui validade limitada e exige uma prestação de contas posterior.
Preciso de um certificado digital para emitir a NFP-e pelo portal da Sefaz/MS?
Sim, o certificado digital (e-CPF para pessoa física ou e-CNPJ para jurídica) é obrigatório para o primeiro cadastro no portal ICMS Transparente. Ele funciona como sua assinatura digital, garantindo a segurança e a validade jurídica de todas as operações realizadas no sistema, incluindo a emissão da NFP-e.
Existe algum custo para emitir a Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NFP-e)?
A emissão da NFP-e não tem custo quando realizada diretamente por você no portal ICMS Transparente da Sefaz/MS. No entanto, caso você opte por emitir o documento presencialmente em uma Agência Fazendária, será cobrada uma taxa de 50% do valor da Uferms por nota emitida.
O que acontece se eu perder o prazo de 24 horas para cancelar uma NFP-e com erro?
Se o prazo de 24 horas for perdido, você ainda pode solicitar o cancelamento, mas ele será classificado como ’extemporâneo’. Esse processo exige o pagamento de uma Taxa de Serviços Estaduais (equivalente a 2 Uferms) e só é aprovado se for comprovado que a mercadoria não circulou. O pedido pode ser feito online ou em uma Agência Fazendária.
O que é o Danfe e preciso guardá-lo após a entrega da mercadoria?
O Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é um resumo impresso da NFP-e que deve, obrigatoriamente, acompanhar a mercadoria durante o transporte para fiscalização. Ele não é a nota fiscal em si. O documento fiscal oficial que deve ser armazenado legalmente é o arquivo digital (XML) da NFP-e, e não o papel do Danfe.
Por que meu pedido de cancelamento de NFP-e pode ser bloqueado pelo sistema?
O cancelamento automático pode ser bloqueado por alguns motivos. Os mais comuns são: a nota já ter um registro de passagem em um posto fiscal, estar vinculada a um documento de transporte (CT-e ou MDF-e) que não foi cancelado pela transportadora, ou já ter sido registrada na sua Escrituração Fiscal Digital (EFD). Nesses casos, é necessário abrir um processo administrativo específico para solicitar o cancelamento.
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