Por muito tempo, a administração de uma fazenda se resumiu a anotações em cadernos e ao preenchimento de planilhas. Era um controle simples, focado em registrar os custos e as operações do dia a dia.
Hoje, o mercado agrícola exige muito mais. Uma boa gestão precisa olhar para tudo: desde os custos dos insumos até a produtividade de cada talhão. É necessário ter um controle detalhado que considere todas as variáveis da produção.
No entanto, dar esse primeiro passo pode parecer complicado. A complexidade de gerenciar tantos dados pode desanimar, tomando um tempo precioso que deveria ser dedicado ao campo.
Nessas horas, um software agrícola funciona como um grande aliado. Ele pode guiar os processos de forma mais prática e eficiente, especialmente para quem está começando a organizar a gestão do negócio rural.
Essa foi a realidade do produtor de soja Cesar Ravanhani e sua esposa, a engenheira agrônoma Thaisa Wendhausen Ravanhani. Com o apoio do sistema de gestão Aegro, eles conseguiram estruturar o controle financeiro da fazenda e eliminar as surpresas indesejadas ao longo da safra.
Veja como eles fizeram isso.
Os Desafios de Gerenciar uma Fazenda “no Papel”
Cesar Ravanhani começou a trabalhar no campo há duas décadas, seguindo a tradição de seu pai no plantio de tomate. Hoje, ele é sócio da Ravanhani & Sarti Cereais e tem a soja como seu principal cultivo, ocupando 1.100 hectares em Mogi Guaçu, São Paulo.
Cesar é sócio da Ravanhani & Sarti Cereais, com produção de soja na região de São Paulo (Foto: arquivo pessoal)
Como muitos produtores de sua geração, o controle financeiro da propriedade era feito de maneira simples. Ele usava planilhas para registrar os valores que entravam e saíam da fazenda. No final da safra, o cálculo era direto: Cesar comparava o valor total investido com a receita obtida para saber o quanto sobrou ou faltou de dinheiro.
Esse método funcionou por um tempo, até que sua esposa Thaisa fez perguntas mais específicas sobre a gestão de custos: quais eram os gastos detalhados com insumos? E com o maquinário?
A conversa revelou que o acompanhamento financeiro não era detalhado o suficiente. Essa falta de detalhes dificultava o acesso a informações cruciais para a saúde financeira do negócio.
“Há uma maior necessidade de você estar a par do que você está fazendo com o seu dinheiro, porque existem várias variáveis que não estão no nosso controle. Então o que a gente tem controle, temos que entender e controlar”, destacou Thaisa.
Ficou claro que era o momento de mudar e reorganizar a fazenda, implementando uma gestão de processos e custos de verdade. Para fazer isso da forma correta, eles perceberam que precisariam do apoio de um software agrícola. Foi assim que descobriram o Aegro.
A Busca por uma Ferramenta para Organizar a Gestão
Como engenheira agrônoma, Thaisa já conhecia a plataforma da Climate FieldView. Com isso em mente, ela começou a pesquisar na internet por uma solução semelhante e encontrou o Aegro. Logo perceberam que a plataforma era mais completa, pois oferecia um nível de detalhe maior sobre as informações e os processos da fazenda.
Hoje, com apenas alguns cliques, Cesar consegue consultar a produção total colhida ou a produtividade específica de cada área.
“Contratar o software Aegro nos elucidou sobre a necessidade de se fazer gestão. Você faz gestão a partir do momento que você tem informação, e informação desde o início, de todos os atores que compõem a cadeia dentro do processo produtivo”, afirmou Thaisa.
Com acesso a esses dados detalhados, o casal identificou diversos pontos que poderiam ser melhorados, evoluindo seus processos e aprendendo a cada safra.
(Foto: arquivo pessoal)
Após dois anos utilizando o sistema, eles entendem que a gestão é um trabalho contínuo e seguem explorando novos recursos para otimizar ainda mais a operação.
Como o Controle de Custos Deixou de Ser um “Susto” no Final da Safra
Dentro do Aegro, Thaisa e uma secretária são responsáveis por lançar as notas de compra. Essa simples ação alimenta automaticamente três áreas importantes do sistema:
- O controle de despesas.
- O fluxo de caixa: que é o registro de todo dinheiro que entra e sai da fazenda.
- O controle de Estoque.
Quando uma atividade de campo é registrada no sistema (como uma aplicação de defensivos), o insumo usado é baixado do estoque, e seu custo é automaticamente somado aos gastos daquela área.
Dessa forma, é possível acompanhar os custos da safra em tempo real. Isso permite tomar decisões mais estratégicas ao longo de todo o ciclo produtivo, em vez de esperar o fechamento da safra para analisar os números.
“Conseguimos observar uma diferença gigantesca desta safra para a safra passada, mas vimos isso ao longo do processo e não somente ao final da safra, quando se teria aquele susto”, contou Thaisa.
Uma das ferramentas que mais ajuda nessa tarefa é a tela de Custo Realizado, que mostra de forma clara e visual quanto foi gasto em cada categoria (fertilizantes, sementes, defensivos, etc.) e por talhão.
Veja todos os custos da safra a partir de gráfico interativo dentro do Aegro
Para Thaisa, essa tela é fundamental. Ela deixa claro para o produtor que o custo do que foi efetivamente aplicado no campo não é o mesmo que o valor total da nota de compra. Esse é um erro comum que distorce a análise de lucros e prejuízos, escondendo oportunidades de economia.
Colheita Organizada: Agilidade do Campo ao Relatório
De acordo com Thaisa, o maior resultado da nova gestão foi percebido na última colheita. Com o auxílio do Aegro, eles conseguiram organizar e otimizar todas as etapas do processo, evitando o acúmulo de tarefas e garantindo que a operação fluísse sem paradas.
O processo foi organizado da seguinte forma:
- A colheita era realizada e a carga descarregada no silo.
- Imediatamente, a produção colhida e os detalhes da carga eram lançados no Aegro.
- Para agilizar a comunicação, foram criados grupos de WhatsApp específicos para a colheita de cada área, garantindo que a informação chegasse rápido.
Como resultado, todas as informações necessárias já estavam no sistema no mesmo dia. Isso trouxe benefícios diretos:
- Agilizou o pagamento dos fretes aos caminhoneiros.
- Permitiu a retirada rápida dos relatórios da safra para avaliar os resultados.
- Facilitou a comunicação dos resultados ao sócio da empresa.
(Foto: arquivo pessoal)
Planejamento e Próximos Passos: Da Análise ao Campo
Para a safra 22/23, Cesar já tem um novo objetivo: realizar todo o planejamento pré-safra diretamente no Aegro.
Aegro otimiza o planejamento das atividades e do orçamento
Isso permitirá que, ao final da colheita, ele possa fazer uma comparação precisa entre o custo planejado e o custo realizado. Essa análise é uma das ferramentas mais poderosas para entender a eficiência da operação e encontrar onde economizar na próxima safra.
Além disso, eles planejam avançar no uso das funções agrícolas do sistema, com a meta de utilizar a plataforma em tempo real diretamente do campo, através do aplicativo.
Conclusão
A realidade do produtor rural mudou muito nos últimos anos, trazendo novos desafios para o negócio. Além de se preocupar com o clima, hoje é preciso lidar com o impacto de crises globais e acompanhar a rápida evolução das tecnologias.
A experiência adquirida no campo continua sendo fundamental, mas é a capacidade de gestão que irá garantir que a fazenda prospere, mesmo diante das condições externas.
O mais importante é dar o primeiro passo. Foi o que Cesar Ravanhani fez ao decidir evoluir sua gestão com o apoio do Aegro, transformando dados em decisões mais seguras e rentáveis para sua fazenda.
Glossário
Ciclo produtivo: Refere-se a todas as etapas envolvidas no cultivo de uma safra, desde o planejamento e plantio até a colheita e venda. Abrange todas as operações, aplicações de insumos e processos de gestão que ocorrem nesse período.
Custo Realizado: O valor exato que foi gasto em uma atividade ou talhão após sua conclusão. Diferente do “custo planejado”, ele reflete as despesas efetivas e é crucial para analisar a rentabilidade real da operação.
Fluxo de caixa: O registro de todas as entradas e saídas de dinheiro da fazenda em um determinado período. Controlar o fluxo de caixa é essencial para garantir que haja recursos para pagar as contas e investir no negócio.
Gestão de custos: O processo de identificar, analisar e controlar todas as despesas da produção agrícola. Uma boa gestão de custos permite ao produtor entender onde o dinheiro está sendo investido e encontrar oportunidades para economizar.
Insumos: Todos os materiais e produtos utilizados no processo de produção agrícola. Isso inclui sementes, fertilizantes, defensivos, corretivos de solo e combustível para o maquinário.
Planejamento pré-safra: A fase de organização que acontece antes do início do plantio. Nela, o produtor define as culturas, planeja as operações, orça os insumos e estabelece metas de produtividade e custo.
Produtividade: Medida de eficiência da lavoura, geralmente calculada pela quantidade de produto colhido por unidade de área (ex: sacas de soja por hectare). É um indicador chave do desempenho técnico e da rentabilidade.
Talhão: Uma subdivisão da área total da fazenda, tratada como uma unidade de gerenciamento independente. Dividir a propriedade em talhões permite um controle mais preciso dos custos, da produtividade e das operações de cada área.
Supere os desafios da gestão com a ferramenta certa
Gerenciar os custos de produção sem uma visão detalhada, como fazia o Cesar, é um risco que muitos produtores correm, levando a “sustos” no final da safra. Um software de gestão agrícola como o Aegro elimina essa incerteza. Ele centraliza todas as suas finanças e permite acompanhar o custo realizado de cada talhão em tempo real. Assim, você sabe exatamente quanto está gastando com insumos, maquinário e mão de obra ao longo do ciclo, tomando decisões mais seguras para garantir a lucratividade.
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Perguntas Frequentes
Qual a principal diferença entre gerenciar custos em uma planilha e em um software agrícola como o Aegro?
A principal diferença é a automação e a profundidade da análise. Enquanto planilhas exigem lançamentos manuais e cálculos separados, um software como o Aegro integra as operações: o lançamento de uma nota de compra já atualiza o financeiro, o estoque e o custo da safra. Isso permite acompanhar o custo por talhão em tempo real, algo muito complexo de se fazer em planilhas.
O que exatamente é o ‘Custo Realizado’ e por que ele é tão importante?
O Custo Realizado é o valor exato dos insumos que foram efetivamente aplicados em cada talhão da lavoura. Ele é crucial porque diferencia o custo do estoque (o que foi comprado) do custo da produção (o que foi usado). Essa visão clara evita distorções na análise de lucro e ajuda a identificar onde os gastos foram maiores ou menores que o planejado.
É muito complicado começar a usar um software de gestão agrícola para quem está acostumado com anotações no papel?
A transição é mais simples do que parece. Softwares modernos como o Aegro são projetados para serem intuitivos. O processo geralmente começa com o cadastro de informações básicas da fazenda e o lançamento de notas fiscais. Como o sistema automatiza muitas tarefas, o tempo investido na organização inicial é rapidamente compensado pela agilidade e clareza nas informações do dia a dia.
Um software de gestão como o Aegro é útil apenas para grandes propriedades como a do caso apresentado?
Não, ele é útil para propriedades de todos os tamanhos. Os desafios de controlar custos, estoque e finanças são comuns a todos os produtores rurais. A ferramenta se adapta à escala da operação, permitindo que pequenos e médios produtores também profissionalizem sua gestão, tomem decisões baseadas em dados e aumentem sua lucratividade.
Como o Aegro ajuda no planejamento da próxima safra, e não apenas no controle da safra atual?
Ao registrar todos os dados da safra atual, o Aegro cria um histórico detalhado de custos, produtividade por talhão e operações. Para a próxima safra, você pode usar esses dados para criar um planejamento muito mais preciso, comparando o ‘custo planejado’ com o ‘custo realizado’. Essa análise revela onde é possível economizar e como otimizar o uso de insumos para um ciclo ainda mais rentável.
É possível registrar as atividades da lavoura diretamente do campo?
Sim. Uma das grandes vantagens de sistemas como o Aegro é o uso de aplicativos para celular. Isso permite que o produtor ou seus funcionários registrem aplicações, colheita e outras atividades em tempo real, diretamente do talhão. A informação é sincronizada automaticamente, garantindo que os dados de gestão estejam sempre atualizados.
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- Como saber seu custo de produção agrícola: Este artigo serve como a base teórica para o caso de sucesso apresentado. Enquanto o artigo principal mostra o resultado prático do controle de custos, este detalha a metodologia, explicando o que compõe o custo de produção e como calculá-lo, sendo essencial para o leitor que deseja aplicar os mesmos princípios em sua própria fazenda.
- Estoque sob controle: como produtor de soja organizou insumos e melhorou indicadores da fazenda: O artigo principal menciona a integração do financeiro com o estoque, e este conteúdo aprofunda esse tópico específico. Ele demonstra com outro caso prático como um controle de estoque preciso revela “custos invisíveis” e gera economia, oferecendo uma visão detalhada sobre um dos benefícios mais tangíveis do sistema de gestão.
- Saiba como gerenciar o ciclo de produção agrícola com o Aegro: Este artigo expande a perspectiva do leitor, saindo do foco em controle de custos para a gestão do ciclo produtivo completo. Ele apresenta um roteiro estratégico que engloba desde o planejamento pré-safra (o próximo objetivo de Cesar no artigo principal) até a análise pós-colheita, mostrando como o controle financeiro se encaixa em um quadro maior.
- Transforme dados em lucro: Sistema de gestão agrícola ajuda produtor de Goiás: Este conteúdo complementa o artigo principal ao abordar diretamente as barreiras para a adoção de tecnologia. Ele trata de objeções comuns como a falta de conectividade no campo e a resistência cultural à mudança de planilhas para um software, validando as preocupações do leitor e mostrando que são desafios superáveis.
- Segurança de dados no Aegro: como protegemos as informações da sua fazenda: Após ler sobre como a fazenda do caso de estudo centralizou todas as suas informações financeiras e operacionais, a principal dúvida do produtor será sobre a segurança desses dados. Este artigo é fundamental, pois responde a essa questão crítica, detalhando as camadas de proteção e as políticas de privacidade, construindo a confiança necessária para a adoção da ferramenta.