O maquinário representa uma parte significativa dos custos em uma propriedade rural produtiva. Além do capital investido na compra ou aluguel, existem os gastos contínuos com combustível, manutenção e conservação dos equipamentos.
Dependendo da sua cultura, o sistema mecanizado agrícola pode responder por até 40% dos custos totais de produção.
Este é um número expressivo. Por isso, qualquer redução nesses gastos pode significar uma economia muito importante ao final da safra.
Para saber exatamente onde cortar custos, no entanto, é fundamental ter dados precisos sobre a operação de cada equipamento. Foi analisando esses dados que a produtora Malena May descobriu um grande problema em sua fazenda: manutenções que eram feitas fora da hora ideal.
Quer entender como ela corrigiu essa situação e conseguiu economizar mais de 10% com seu maquinário? Continue a leitura e veja o passo a passo dessa história.
Entendendo as necessidades da fazenda
A engenheira-agrônoma e produtora Malena May é uma das gestoras da Fazenda Graça de Deus, localizada em Ponta Porã (MS). A propriedade cultiva soja e milho safrinha, além de plantas de cobertura, em uma área de 630 hectares.
Antes de adotar um sistema de gestão, a fazenda enfrentava desafios em duas áreas críticas:
- O controle do estoque de insumos.
- O gerenciamento das operações do maquinário.
As compras de insumos, por exemplo, acabavam sendo feitas em duplicidade pela falta de um registro centralizado e eficaz do que já havia sido adquirido ou do que estava armazenado.
No caso das máquinas, a manutenção era realizada em momentos de “janela” na operação, e não quando era tecnicamente ideal para a performance do equipamento.
Todo o controle da fazenda era baseado em planilhas de Excel. O problema é que não havia uma ligação direta entre o controle operacional, o estoque e o planejamento financeiro. As informações ficavam divididas em diversos arquivos que não se “comunicavam”.
“Fazia a administração da fazenda por Excel e nunca conseguia unir o operacional com o estoque, com as atividades, com planejamento. Não havia ligação. Eu tinha números palpáveis, mas não eram reais, não era o que realmente acontecia na propriedade. O operacional ficava perdido no meio de tudo isso”, conta Malena.
Para organizar a gestão e ter mais controle sobre os dados, a produtora decidiu implementar um software de gestão agrícola.
A escolha pelo Aegro, com a ajuda do consultor Douglas Rouchez, foi um passo essencial para reorganizar a fazenda. O uso do sistema permitiu que Malena visualizasse claramente onde e como agir para reduzir custos e maximizar os lucros.
Élcio e Malena gerenciam a Fazenda Graça de Deus, em Mato Grosso do Sul
Organização dos dados e visualização dos problemas
A implementação do Aegro começou no primeiro semestre de 2020. Desde então, a produtora passou a acompanhar com muito mais precisão todas as atividades da propriedade.
Inicialmente, relata Malena, a maior necessidade era o controle de estoque. Ocorriam problemas como a compra de produtos em dobro e a falta de clareza sobre a quantidade de insumos gasta ou que havia sobrado ao final da safra.
“Muitas vezes, acontecia do meu pai ir à cooperativa и comprar um produto sem me informar. Sem saber, eu comprava de novo, era um problema. Com o Aegro, ele e eu sabemos exatamente o que está no nosso estoque a qualquer hora. Ficou muito mais fácil trabalhar”, cita.
Com o maquinário, a situação parecia estar sob controle. Porém, logo após os primeiros registros de atividades no sistema, foi possível identificar um gargalo que gerava perdas silenciosas: o momento exato da manutenção.
Com Aegro, você acompanha facilmente o histórico de atividades do maquinário, custo operacional, gastos com manutenção e consumo de combustível, por exemplo
Correção das perdas com maquinário
Malena explica que, se uma máquina precisava de manutenção a cada mil horas de uso, essa revisão acabava acontecendo com apenas 500 horas, simplesmente porque havia uma janela de tempo disponível.
“Essa manutenção acontecia porque definíamos que seria feita naquela data, mas havia gastos desnecessários com essa manutenção fora de hora. A gente notou que gastava além do que esperava com o maquinário”, conta Malena.
A visualização desse problema permitiu que a produtora ajustasse o processo, otimizando o tempo da equipe e reduzindo significativamente os gastos.
Hoje, as atividades com o maquinário são registradas diretamente no aplicativo de gestão. Com isso, o próprio sistema emite alertas automáticos quando chega a hora certa da manutenção, com base no horímetro do equipamento.
Em outras palavras:
- Horímetro: é o “relógio” do motor, que mede as horas de funcionamento real da máquina.
- Antes: A manutenção era por data marcada, sem considerar o uso real.
- Agora: O sistema avisa exatamente quando a máquina atinge as horas de uso recomendadas para a manutenção.
“Economizei mais de 10% deixando de fazer manutenções à toa. Deixamos de gastar e não tinha consciência desse problema antes de visualizá-lo pelo Aegro.”
Exemplo de alerta de manutenção exibido pelo Aegro
Além da economia, com o Aegro, Malena passou a saber exatamente o impacto do custo das máquinas no custo total da safra.
A versão completa do software também permite controlar o abastecimento e manter um histórico detalhado das atividades de cada equipamento. Assim, fica mais fácil avaliar e otimizar o desempenho operacional de toda a frota.
Você também pode avaliar a eficiência econômica das máquinas de sua fazenda com esta ferramenta gratuita da Aegro. Clique na imagem abaixo para acessar a calculadora de custo operacional!
Estoque organizado e em tempo real
Com relação ao estoque, Malena explica que o uso do Aegro trouxe a tranquilidade de saber exatamente o que está na fazenda, o que será usado e o que sobrará para a próxima safra.
“O estoque sempre me tirou o sono, porque ele não termina em uma safra, eu ainda vou ter produtos lá. Agora eu tenho isso palpável, também tenho precisão nestes custos e já sei o que precisarei ou não investir para a próxima safra”, conta a produtora.
A integração entre as informações operacionais e administrativas foi o ponto de virada na gestão da propriedade.
Com o Aegro, quando uma atividade é planejada e executada no campo, a baixa no estoque acontece de forma automática. Com isso:
- É possível acompanhar o estoque em tempo real de qualquer lugar.
- Os custos com insumos são distribuídos automaticamente por área e até mesmo por talhão.
“Sou apaixonada pelo controle de estoque do Aegro, mas o que mais mudou para a gestão da fazenda foi a união de todas as informações em um só lugar, sem que eu precise fazer esforço para isso”, conta a produtora.
“Eu não preciso mais parar para fazer todo o lançamento operacional, depois fazer o administrativo. O Aegro une isso e hoje eu tenho todas as informações da fazenda pelo celular, o tempo todo comigo”, diz.
Ela reforça que essa facilidade liberou tempo e permitiu uma análise mais aprofundada de outros indicadores importantes da fazenda.
Rentabilidade facilmente acompanhada
Com a gestão centralizada no Aegro, a Fazenda Graça de Deus passou a ter um controle muito mais preciso sobre a rentabilidade da safra.
“Antes, eu tinha números da safra, mas eles não eram o que realmente acontecia na propriedade porque eu não tinha a ligação entre o operacional, estoque, funcionários. Eu tinha uma média de gastos, indicadores aproximados. Agora, com Aegro, eu passei a ter números reais e consigo saber exatamente se tive ou não lucro”, afirma a produtora.
Ela cita que na última safra de milho, concluída em outubro de 2020, conseguiu detalhar com precisão todos os seus custos de produção.
“Como trabalhávamos com uma média geral da safra, eu não imaginava que gastássemos tanto com as máquinas. Já em insumos, eu gasto menos do que esperava, apesar de todo o custo”, comenta.
Todo o resultado da safra pode ser visualizado em poucos cliques no Aegro. O sistema gera relatórios automatizados, cruzando as informações que são alimentadas pelo produtor e seus funcionários.
Dessa forma, fica muito mais fácil:
- Verificar onde estão os maiores custos da safra.
- Visualizar a rentabilidade por talhão.
- Tomar decisões baseadas em dados concretos para otimizar os resultados.
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Conclusão
O maquinário tem um impacto direto e significativo nos custos de produção da safra. Por isso, identificar pontos de melhoria pode gerar economias importantes e aumentar a margem de lucro da fazenda.
Como você viu neste caso prático, ao registrar as operações do maquinário no software agrícola Aegro, a produtora Malena May conseguiu visualizar um desperdício que passava despercebido: a manutenção feita fora do tempo certo.
As manutenções eram definidas mais pela disponibilidade na agenda do que pela necessidade real do equipamento. Ao tomar consciência da situação, ela ajustou o processo, o que resultou em uma economia real para o negócio.
Além disso, a história da Fazenda Graça de Deus mostra como um controle de estoque eficiente e a visualização clara dos resultados financeiros permitiram uma grande evolução na gestão da propriedade.
Glossário
Custo Operacional: Soma de todos os gastos necessários para operar uma máquina, incluindo combustível, lubrificantes, mão de obra e manutenção. Saber o custo operacional por hora de um trator, por exemplo, ajuda a calcular a rentabilidade de cada atividade.
Hectare (ha): Unidade de medida de área agrária que equivale a 10.000 metros quadrados. Para referência, um campo de futebol oficial tem aproximadamente 0,7 hectares.
Horímetro: Dispositivo que mede a quantidade de horas que o motor de uma máquina esteve em funcionamento. É o equivalente ao hodômetro de um carro, mas em vez de distância, ele registra o tempo de uso, sendo essencial para programar manutenções preventivas no momento certo.
Insumos Agrícolas: Conjunto de todos os produtos utilizados no processo de produção, como sementes, fertilizantes, defensivos agrícolas e combustíveis. Um bom controle de estoque de insumos evita compras duplicadas e desperdício.
Milho Safrinha: Refere-se à segunda safra, geralmente de milho, plantada logo após a colheita da cultura de verão (principalmente a soja). Essa prática otimiza o uso da terra e aproveita a umidade residual do solo.
Plantas de Cobertura: Culturas plantadas nos intervalos entre as safras comerciais com o objetivo de proteger e melhorar o solo. Elas ajudam a controlar a erosão, suprimir ervas daninhas e aumentar a matéria orgânica.
Software de Gestão Agrícola: Programa ou aplicativo que centraliza e integra as informações de uma fazenda. Permite ao produtor controlar o estoque, as operações com maquinário, as finanças e o planejamento da safra em um único lugar, facilitando a tomada de decisões.
Talhão: Uma subdivisão ou lote de uma área agrícola, delimitada para facilitar o manejo e o monitoramento. Gerenciar a fazenda por talhões permite, por exemplo, visualizar a produtividade e os custos de cada área separadamente.
Veja como o Aegro pode ajudar a superar esses desafios
Controlar os custos do maquinário e ter uma visão clara da rentabilidade da fazenda são desafios que o Aegro foi projetado para resolver. O sistema transforma a maneira como você gerencia suas máquinas, emitindo alertas automáticos de manutenção baseados no horímetro, o que evita gastos desnecessários e aumenta a vida útil dos equipamentos. Ao mesmo tempo, ele integra todas as informações – do campo ao financeiro – em um único lugar, eliminando o trabalho manual com planilhas e fornecendo relatórios precisos sobre o custo real e o lucro de cada safra.
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Perguntas Frequentes
Por que a manutenção de máquinas baseada em ‘janelas de tempo’ gerava custos extras?
A manutenção baseada em datas fixas, em vez do uso real da máquina, levava a revisões prematuras, gastando peças e mão de obra desnecessariamente. Por outro lado, se a janela de tempo fosse tardia, aumentaria o risco de quebras e perda de eficiência. O ideal é seguir as horas de uso recomendadas pelo fabricante, o que otimiza os custos e a vida útil do equipamento.
Como um software de gestão agrícola sabe a hora certa de fazer a manutenção de uma máquina?
O sistema funciona com base no horímetro, o ‘relógio’ que mede as horas de funcionamento do motor. Cada vez que uma atividade é registrada no aplicativo, as horas de uso da máquina são atualizadas. O gestor define os intervalos de manutenção (ex: a cada 1.000 horas) e o software envia um alerta automático quando o equipamento atinge essa marca, garantindo a manutenção no momento exato.
Além da manutenção, como posso reduzir outros custos com maquinário usando um software de gestão?
Um software de gestão permite controlar o consumo de combustível por máquina e por atividade, identificando operadores ou equipamentos ineficientes. Ele também calcula o custo operacional por hora ou por hectare, ajudando a escolher a máquina certa para cada tarefa. Além disso, o histórico detalhado de cada equipamento auxilia na decisão de quando é mais econômico reformar ou substituir uma máquina.
Qual a principal diferença entre gerenciar o estoque com planilhas e com um sistema integrado?
A principal diferença é a automação e a integração em tempo real. Em planilhas, a baixa de um insumo usado no campo precisa ser feita manualmente, o que gera erros e atrasos. Em um sistema integrado, ao registrar uma aplicação no campo, o produto é automaticamente debitado do estoque e o custo é alocado para o talhão correto, mantendo os dados sempre atualizados e confiáveis.
É complicado para a equipe da fazenda se adaptar e registrar as atividades em um aplicativo?
A transição de planilhas para um aplicativo é geralmente mais simples do que parece. Softwares modernos como o Aegro possuem interfaces intuitivas, projetadas para serem usadas diretamente no campo pelo celular. Com um breve treinamento, os operadores conseguem registrar atividades rapidamente, eliminando a necessidade de anotações em papel e centralizando a comunicação com o gestor.
Minha fazenda é menor que a do estudo de caso. Um software de gestão ainda vale a pena?
Sim, com certeza. Os princípios de gestão eficiente se aplicam a propriedades de qualquer tamanho. Um software de gestão agrícola ajuda a otimizar o uso de insumos, controlar custos com máquinas e entender a rentabilidade por cultura, independentemente do número de hectares. A organização dos dados e a tomada de decisão informada são vantagens valiosas para todos os produtores.
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