Você já foi verificar seu estoque físico e descobriu que os números não batiam com o que estava registrado? Ou, na hora de uma aplicação, percebeu que faltavam alguns litros de um produto, ou que outro defensivo sobrou e acabou vencendo no galpão?
A falta de um controle de estoque bem feito pode gerar grandes prejuízos financeiros, principalmente quando falamos de defensivos agrícolas. Para se ter uma ideia, os números mostram o peso desses insumos no orçamento.
Segundo a Conab, os defensivos chegaram a representar 17% do custo total de produção do milho safrinha em 2017.
Custo de produção do milho 2° safra em Londrina -PR (Setembro – 2017) (Fonte: Conab)
Por isso, preparamos um guia prático. Confira agora como fazer o controle de estoque de defensivos agrícolas em 5 passos simples e eficientes.
1. Registre Todas as Entradas e Saídas do Estoque
O primeiro passo para um controle eficiente é registrar tudo o que você tem. Isso inclui tanto o estoque físico, que está guardado na fazenda, quanto os produtos comprados que ainda não foram retirados da revenda.
Não se esqueça de anotar:
- O que já está no seu depósito: Faça um levantamento completo de todos os defensivos que você possui fisicamente.
- O que foi comprado e está na revenda: Registre também os produtos que você adquiriu para aproveitar um preço melhor, mas que ficaram no estoque do fornecedor para retirada futura.
Essa prática de comprar com antecedência é ótima para economizar, mas o desafio aparece na retirada fracionada — quando você compra um produto para várias aplicações e vai retirando em quantidades diferentes ao longo da safra.
É fundamental que cada saída de produto do estoque seja registrada de forma segura, garantindo que você consiga encontrar essa informação depois. Todas as entradas (compras) e saídas (utilização) devem ser anotadas em fichas, planilhas ou, idealmente, em um sistema informatizado.
Se você acha difícil manter esse controle manualmente, com pilhas de papel que podem se perder ou gerar confusão, você não está sozinho. Além de trabalhoso, é um método propenso a erros.
Para te ajudar a começar, preparamos uma planilha gratuita de controle de estoque. Clique na imagem abaixo para baixar e organizar suas informações.
Atenção: Lembre-se que o armazenamento de defensivos em propriedades agrícolas está sujeito a normas, cuidados específicos, licenciamentos e documentações. Esteja sempre em dia com a legislação. Você pode conferir mais detalhes no manual da Andav.
Aqui no Blog do Aegro, também já abordamos as melhores práticas de armazenagem. Confira: “Armazenagem de defensivos agrícolas: 7 dicas de como fazer em sua propriedade”.
2. Planeje as Compras com Antecedência
Um bom planejamento é a base para manter o controle da fazenda e, principalmente, das finanças.
Quando você planeja com antecedência quais defensivos serão necessários para a safra, você ganha mais tempo para pesquisar e negociar preços melhores. Além disso, o planejamento permite calcular com precisão a dose e a área de aplicação, evitando que sobre ou falte produto.
Só com essa organização, você já pode economizar um bom dinheiro e evitar perdas. Analisar o histórico das safras passadas também ajuda a decidir com mais segurança quais produtos comprar.
Para saber mais sobre o planejamento de compras, leia nosso artigo: Tudo o que você precisa saber para fazer sua lista de defensivos agrícolas na pré-safra
3. Conecte as Operações Agrícolas ao Controle de Estoque
As operações de aplicação de defensivos estão diretamente ligadas ao seu estoque. Então, por que não integrar esses dois controles?
A lógica é simples:
- A cada aplicação planejada, calcule a quantidade exata de produto que será utilizada. Use essa informação para guiar suas compras.
- No momento em que a aplicação for realizada, dê baixa (subtraia) do seu estoque a quantidade de produto que foi efetivamente usada.
Dessa forma, você mantém o controle sobre o estoque e, ao mesmo tempo, registra as atividades realizadas na sua propriedade. Esse método também facilita muito o cálculo do custo de defensivos por talhão, já que as aplicações geralmente são planejadas e executadas por área.
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4. Monitore os Custos do Estoque de Defensivos
Além de controlar as quantidades, é essencial monitorar o valor financeiro do seu estoque. Para isso, calcule e mantenha registrado o custo unitário e o custo total de cada defensivo.
O objetivo é saber não apenas a quantidade disponível de cada produto, mas também quanto esse estoque representa em dinheiro (reais ou dólares).
Outro indicador importante é o custo por talhão. Ele ajuda a entender a rentabilidade de cada área e a identificar onde é possível melhorar a eficiência. No entanto, calcular esse custo manualmente pode ser complicado.
Exemplo Prático: Custo por Talhão
Imagine que um produtor fez três compras de glifosato durante a safra, com preços diferentes:
- Primeira compra: 500 litros a R$ 20,00 por litro;
- Segunda compra: 200 litros a R$ 30,00 por litro;
- Terceira compra: 200 litros a R$ 22,50 por litro.
Durante as operações, foram utilizados 600 litros no Talhão 1 e 300 litros no Talhão 2.
Qual foi o custo do glifosato em cada talhão?
O cálculo envolve uma média ponderada dos custos e uma regra de três. Embora pareça simples para um produto, a complexidade aumenta muito quando se lida com diversos insumos e mais talhões, elevando a chance de erros nos cálculos manuais.
Um sistema de gestão faz essa conta automaticamente, eliminando o risco de erros e fornecendo dados precisos. Se ainda não utiliza um software, a planilha que disponibilizamos pode ajudar a organizar esses cálculos.
5. Monitore o Estoque Físico Regularmente
Periodicamente, vá até seu depósito e confirme se a quantidade de produtos no estoque físico “bate” com o que está registrado em sua planilha ou sistema.
Esse monitoramento constante também é crucial para verificar se há excesso de algum defensivo. Embora seja importante ter uma reserva para momentos críticos, produto parado no estoque é capital imobilizado.
Capital imobilizado: significa dinheiro parado em produtos, que poderia estar sendo investido de outras formas para aumentar o lucro da sua fazenda.
Além do custo de oportunidade, produtos em excesso correm o risco de vencer, perdendo sua utilidade e se tornando prejuízo.
Portanto, saber exatamente qual é o estoque mínimo necessário para cada defensivo maximiza o uso do seu dinheiro sem comprometer as operações da fazenda. Esse conhecimento só é adquirido com a análise cuidadosa do histórico de uso e um controle de estoque bem feito.
(Fonte: ANDAV)
Dica Extra: Controle de Estoque de Defensivos Sem Erros
Confiar apenas na memória ou em anotações espalhadas em cadernos é uma receita para o erro. Papel e caneta nem sempre estão à mão, e consolidar informações de fontes diferentes é um trabalho demorado e impreciso.
- Planilhas: Podem ser um bom começo, mas com o tempo se tornam trabalhosas, confusas e vulneráveis à perda de dados.
- Software de Gestão: A rotina agitada da fazenda pode fazer com que o controle manual seja deixado de lado. Um sistema informatizado facilita a visualização do que foi gasto, como e onde.
Com um software, o custo por talhão se torna simples e claro de verificar, e você pode analisar o custo por produto específico sem dificuldades, tudo com uma organização e segurança que nenhuma planilha pode oferecer.
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Saiba mais em: “Como usar software para agricultura para melhorar seu custo de produção”.
Conclusão
O controle de estoque de defensivos agrícolas é uma prática fundamental que evita desperdícios e melhora a rentabilidade da sua fazenda.
Realizar esse controle não precisa ser uma tarefa confusa ou excessivamente trabalhosa. Embora planilhas possam ser um ponto de partida, apenas um software de gestão agrícola oferece a organização, facilidade e o comando necessários para gerenciar sua fazenda como um todo.
Com os 5 passos que apresentamos aqui, temos certeza de que você conseguirá ter um controle mais preciso e, consequentemente, reduzir seus gastos.
Glossário
Capital Imobilizado: Dinheiro investido em ativos (como produtos em estoque) que não pode ser usado para outros fins. No contexto do artigo, defensivos parados no galpão são um capital imobilizado que poderia estar gerando lucro em outro investimento.
Custo de Produção: A soma de todos os gastos necessários para produzir uma safra, incluindo sementes, fertilizantes, defensivos, mão de obra e maquinário. É um indicador fundamental para calcular a rentabilidade da atividade agrícola.
Custo por Talhão: O cálculo de todos os custos de produção (insumos, operações, etc.) atribuídos a uma área específica da fazenda, chamada talhão. Ajuda a entender a lucratividade de cada parte da propriedade e a tomar decisões mais precisas.
Defensivos Agrícolas: Produtos químicos, físicos ou biológicos usados para proteger as plantações contra pragas, doenças e plantas daninhas. Também conhecidos como agrotóxicos, representam uma fatia significativa do custo de produção.
Estoque Físico: A quantidade real de produtos que está fisicamente armazenada no depósito ou galpão da fazenda. É o número que deve ser comparado com os registros de planilhas ou sistemas para garantir o controle.
Estoque Mínimo: A menor quantidade de um produto que deve ser mantida em estoque para evitar a falta do insumo durante as operações, sem gerar excessos. Manter o estoque acima desse nível representa um capital imobilizado desnecessário.
Retirada Fracionada: Prática de retirar um produto comprado em partes, ao longo do tempo, do estoque do fornecedor (revenda). Embora ajude a aproveitar bons preços, exige um controle rigoroso para saber o que já foi utilizado e o que ainda está disponível.
Como a tecnologia simplifica o controle de estoque e custos
Gerenciar o estoque de defensivos manualmente, como o artigo aponta, traz desafios constantes: desde o risco de produtos vencerem no galpão até a complexidade de controlar retiradas fracionadas. Um software de gestão agrícola como o Aegro resolve isso ao automatizar o controle de estoque. A cada aplicação registrada no campo, o sistema dá baixa no insumo de forma automática, garantindo que seus registros estejam sempre atualizados em tempo real e eliminando a dependência de planilhas.
Além do controle de quantidade, o sistema simplifica a gestão financeira. O cálculo do custo por talhão, que é complexo de fazer manualmente, torna-se automático, permitindo que você saiba exatamente onde seus recursos estão sendo investidos. Isso transforma dados confusos em uma base sólida para decisões mais seguras e lucrativas.
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Perguntas Frequentes
Qual a principal diferença entre usar uma planilha e um software de gestão para o controle de estoque de defensivos?
A principal diferença está na automação e integração. Enquanto a planilha exige registros manuais e é suscetível a erros, um software de gestão agrícola, como o Aegro, automatiza a baixa de produtos a cada aplicação no campo. Isso garante dados sempre atualizados em tempo real, conecta o estoque às operações e simplifica o cálculo de custos por talhão, algo muito complexo de se fazer em planilhas.
Por que devo registrar um defensivo que comprei mas ainda não retirei da revenda?
Registrar os produtos ainda na revenda é crucial para ter uma visão completa do seu patrimônio e evitar compras duplicadas. Essa prática é fundamental para gerenciar as retiradas fracionadas ao longo da safra, garantindo que você saiba exatamente quanto do produto ainda tem disponível para uso, o que permite um planejamento financeiro e operacional muito mais preciso.
Com que frequência devo realizar a contagem do meu estoque físico de defensivos?
O ideal é realizar a contagem física (inventário) em momentos estratégicos. Recomenda-se fazer a verificação antes de grandes períodos de aplicação, como o plantio e o início dos ciclos de pulverização, e ao final da safra. Essa prática garante que seus registros digitais correspondam à realidade, evitando surpresas como a falta de um produto essencial.
O que exatamente é ‘capital imobilizado’ no estoque e por que é um problema?
Capital imobilizado, no contexto do estoque, é o dinheiro que você investiu em defensivos que estão parados no depósito. É um problema porque esse recurso poderia estar sendo usado em outras áreas mais lucrativas da fazenda. Além disso, um estoque excessivo aumenta o risco de perdas por vencimento dos produtos, transformando um ativo em prejuízo.
Como um bom controle de estoque me ajuda a calcular o custo de produção por talhão?
A conexão é direta: ao registrar uma aplicação de defensivo em um talhão específico, um sistema de gestão atribui automaticamente o custo exato daquele insumo àquela área. Isso elimina a necessidade de cálculos manuais complexos, como a média ponderada de preços de compra. Com essa informação precisa, você consegue analisar a rentabilidade de cada talhão e tomar decisões mais eficientes.
Se eu encontrar um defensivo com preço muito baixo, não é uma boa estratégia comprar em grande quantidade e estocar?
Embora aproveitar um bom preço seja vantajoso, comprar em excesso pode ser arriscado. É preciso equilibrar a economia inicial com os custos de armazenamento e o risco do produto vencer antes de ser utilizado, o que anularia qualquer economia. Um planejamento de safra bem feito ajuda a definir a quantidade ideal, evitando tanto a falta de produto quanto o capital imobilizado desnecessariamente.
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