Todo gestor do agronegócio precisa ter em mãos números confiáveis, que mostrem a realidade da operação. Esta é a base para tomar decisões mais seguras, que reduzem os riscos e aumentam a chance de lucro ao final da safra.
No entanto, você sabe que ter esses dados organizados e acessíveis nem sempre é uma tarefa simples na fazenda.
A correria do dia a dia e a grande quantidade de tarefas podem dificultar os registros. E mesmo quando eles são feitos, muitas vezes as informações ficam espalhadas, os dados não batem, e conseguir um relatório confiável vira um desafio, não é verdade?
Uma gestão financeira precisa é o que diferencia quem apenas aproxima o lucro de quem sabe exatamente de onde ele vem.
Neste artigo, vamos mostrar como o consultor financeiro George Vital aprimorou os processos de controladoria e gestão financeira na fazenda Schangri-lá. Veja os resultados que eles alcançaram com o apoio de um software de gestão como o Aegro.
O Desafio: Sair da Gestão Empírica para a Precisão dos Números
Desde 2016, a Vital Consultoria atende empresas e fazendas na região de Alexânia, em Goiás. O principal objetivo é profissionalizar a administração das propriedades, implementando práticas de auditoria e governança para tornar os processos mais transparentes e precisos.
“A meta é profissionalizar a gestão da fazenda, superando aquela gestão empírica de fazer as coisas de um jeito só porque o pai ou o avô faziam assim. O gestor precisa de números confiáveis, que expressem a realidade da empresa, para ajudar em seu processo de decisão”, destaca George Vital.
O trabalho de consultoria na fazenda Schangri-lá, que possui 2,5 mil hectares e produz soja, milho verão e safrinha, além de culturas de inverno, começou há cerca de um ano e meio. O foco era exatamente tornar as decisões mais assertivas.
A propriedade já possuía alguns dados registrados, mas eles não eram integrados. Faltavam números precisos sobre custos, lucro e rentabilidade de cada atividade.
Com a consultoria, os processos da fazenda passaram a ser documentados de forma consistente. Esses dados permitiram dar novos passos em busca de mais lucratividade.
Contudo, a maior parte das informações ainda estava em planilhas de Excel. Para gerar um relatório simples, como a rentabilidade da safra, era preciso cruzar informações de vários documentos diferentes, o que atrasava o acesso rápido aos dados.
Para resolver isso, George buscou um sistema que unificasse a gestão financeira e agrícola, automatizando o cruzamento de dados. Foi assim que ele conheceu e implementou o software de gestão agrícola Aegro nas rotinas da fazenda.
O consultor George Vital e a equipe da fazenda Schangri-lá (Foto: arquivo pessoal)
A Mudança na Prática: O que Melhorou com o Software de Gestão
Antes, os dados financeiros da fazenda Schangri-lá ficavam em um sistema, enquanto toda a gestão operacional era feita em planilhas de Excel.
Reunir as informações para montar um relatório demandava muito tempo e ficava centralizado nas mãos do consultor. Isso significava que os sócios da fazenda dependiam de relatórios mensais para tomar decisões, pois não havia compartilhamento de informações em tempo real.
“Para calcularmos o custo de produção de uma área específica, por exemplo, era preciso pegar dados do programa financeiro e exportar para uma planilha para cruzar com outras informações. Saber o custo de uma máquina envolvia cruzar diversos dados, incluindo o de insumos”, conta Vital.
Com esse método, era possível chegar a números detalhados, mas o trabalho era enorme. “Era muito mais trabalhoso e frequentemente tínhamos retrabalho. A mesma nota fiscal precisava chegar fisicamente tanto no financeiro quanto no estoque para ser lançada em dois lugares diferentes”, afirma.
“Hoje, a nota fiscal não precisa nem chegar fisicamente na fazenda. Se o administrador receber o arquivo .xml por e-mail, ele pode importar diretamente no sistema, e a informação já vai para todos os lugares que precisa, automaticamente.”
Exemplo de análise de custo orçado vs. realizado no Aegro (dados fictícios)
A transição para o Aegro começou em janeiro de 2021. Atualmente, quase toda a gestão administrativa, financeira, comercial e operacional da fazenda está centralizada no software.
O sistema é acessado e acompanhado pelos dois sócios da propriedade, pelo consultor e por mais duas pessoas responsáveis por áreas estratégicas, garantindo que todos trabalhem com a mesma informação.
Conciliação Bancária e Auditoria: Garantindo a Confiabilidade dos Dados
Com todos os lançamentos financeiros da fazenda centralizados no Aegro, Vital conta que também otimizou o tempo gasto nos processos de auditoria e conciliação bancária.
Esses processos, realizados pelo menos uma vez por mês, garantem que os dados lançados no sistema estão corretos e foram atribuídos à safra e cultura adequadas. Assim, o rateio, que é a divisão dos custos entre as diferentes atividades, fica exato, e os custos apurados são confiáveis.
“Garantimos a precisão quantitativa pelas análises bancárias, mas também garantimos que, qualitativamente, os lançamentos estão sendo feitos da forma correta. Eu avalio se os custos foram alocados para a cultura certa ou se um rateio foi feito de modo errado. Trabalhamos com um critério de rateio muito rigoroso”, explica o consultor.
Todos os dados lançados no Aegro são conferidos na auditoria feita pelo consultor da fazenda (Foto: arquivo pessoal)
Essa auditoria é um trabalho conjunto com várias áreas da fazenda. Ao final do mês, o responsável pelo almoxarifado informa ao financeiro quais áreas e culturas receberam insumos, e todas as contas são verificadas.
“Eu seleciono uma conta de valor expressivo, como a folha de pagamento, para verificar como a informação foi inserida. Uma grande vantagem do Aegro é que ele permite marcar os talhões onde o serviço foi realizado, e o sistema faz o rateio automaticamente. Isso também facilita muito a correção de qualquer erro”, diz ele.
Auditoria Precisa do Estoque e das Máquinas
Para garantir que os dados do sistema reflitam a realidade física, a auditoria do estoque é feita cruzando as informações do Aegro com um sistema de fichas físicas implementado na fazenda.
“Instalamos fichas nos galpões. Quando um operador retira algum insumo, ele anota na ficha. Mantemos essa anotação física como um ‘extrato bancário’ para conferir com o Aegro depois, funcionando como um tira-teima para qualquer dúvida. No mês passado, 100% dos defensivos no galpão bateram com as informações que estavam no Aegro.”
O objetivo é simples: o que está no estoque do sistema deve ser exatamente o que está na prateleira. Este controle rigoroso também está sendo aplicado ao setor de peças e equipamentos.
Neste ponto, a combinação da consultoria com o Aegro trouxe grandes ganhos. Cada máquina possui uma ficha de controle manual onde são anotados cultura, talhão, horímetro inicial/final e serviços executados. Depois, tudo é lançado e analisado no Aegro.
“Antes, acontecia de puxarmos um relatório de patrimônio e vermos um gasto de R$ 20 mil em uma máquina (entre combustível, peças, etc.), mas o horímetro dela estava zerado. Será que ela ficou parada ou foi apenas falta de registro? O sistema de fichas nos permite auditar essa situação e corrigir as falhas”, explica.
O próximo passo é detalhar ainda mais os custos de manutenção, separando o que foi manutenção corretiva (apagar incêndio) da preventiva (planejada). “Queremos apurar esse custo e diferenciar o que foi preventivo, corretivo, melhoria no patrimônio ou conforto para o operador.”
Com base no histórico de manutenções e nos manuais dos equipamentos, foram criados alertas automáticos de manutenção no Aegro, gerando economia de tempo e de recursos para a fazenda.
Exemplo de alerta de manutenção que pode ser configurado no Aegro
Ganhos na Operação da Lavoura
Além da parte administrativa e financeira, o controle operacional da lavoura também teve avanços significativos com o uso do Aegro.
A fazenda agora possui um histórico online de incidência de pragas e doenças em cada área, o que permite a criação de estratégias preventivas mais eficazes. Para isso, eles utilizam a solução Aegro Imagens.
Outras melhorias na operação incluem:
- Registros Climáticos: Dados de previsão do tempo, antes anotados à mão, agora são inseridos e utilizados dentro do Aegro.
- Controle de Irrigação: “Uma ideia do gerente que estamos adaptando é o registro da irrigação dos pivôs, para termos controle de quanto estamos gastando com água e energia em cada talhão”, cita Vital.
- Histórico de Produtividade: “Estamos criando uma linha do tempo com dados que compilamos desde a safra 2010/2011. Ter essa evolução de área e produtividade de forma visual facilitará muito o entendimento do histórico da fazenda.”
Aegro é utilizado para o controle das atividades administrativas e operacionais na fazenda Schangri-lá (Foto: arquivo pessoal)
A gestão do estoque de grãos nos silos e a comercialização da safra também foram otimizadas. Com o Aegro, toda mercadoria que entra no silo é registrada no sistema, assim como cada saída para venda. Tudo é contabilizado e atrelado às suas respectivas áreas de produção.
“O Aegro trouxe muitos benefícios em relação à agilidade, à eliminação de retrabalho e ao fim do fechamento manual, que, apesar de todo o cuidado, sempre está sujeito a erros. Vejo muitos ganhos nisso, além da organização e da confiabilidade dos números”, finaliza Vital.
A gestão com o Aegro faz parte do dia a dia da fazenda Schangri-la (Foto: arquivo pessoal)
Conclusão
Ter dados precisos e organizados em mãos faz toda a diferença para a evolução da gestão de uma propriedade rural. Com informações confiáveis, é possível tomar decisões mais acertadas que geram mais lucro, seja no curto, médio ou longo prazo.
Neste artigo, compartilhamos a experiência e os resultados que o consultor George Vital e a equipe da fazenda Schangri-lá estão alcançando. Eles provam que, com as ferramentas certas e processos bem definidos, é possível transformar a gestão e garantir um futuro mais rentável para o negócio.
Glossário
Conciliação Bancária: Processo de comparar os extratos bancários com os registros financeiros internos da fazenda. Essa checagem garante que todas as entradas e saídas de dinheiro foram corretamente lançadas no sistema de gestão, evitando erros e inconsistências.
Controladoria: Área da gestão focada em criar e supervisionar processos de controle para garantir a precisão dos dados financeiros e operacionais. Na fazenda, a controladoria ajuda a transformar dados brutos em informações confiáveis para a tomada de decisão.
Gestão Empírica: Tomada de decisão baseada na experiência, intuição ou tradição (“porque sempre foi feito assim”), sem o apoio de dados e números precisos. O artigo mostra a transição desse modelo para uma gestão baseada em informações concretas.
Horímetro: Dispositivo que mede e registra o número de horas que o motor de uma máquina agrícola esteve em funcionamento. É essencial para calcular custos operacionais, programar manutenções preventivas e auditar o uso real do maquinário.
Manutenção Corretiva: Reparo realizado em uma máquina ou equipamento somente após a ocorrência de uma falha ou quebra. É uma manutenção não planejada, muitas vezes chamada de “apagar incêndio”, que pode gerar custos mais altos e paradas inesperadas.
Manutenção Preventiva: Manutenção planejada e realizada em intervalos regulares para evitar falhas e prolongar a vida útil do maquinário. É baseada em recomendações do fabricante ou no histórico de uso, como as horas registradas pelo horímetro.
Rateio (de custos): Processo de dividir e alocar custos indiretos (que não pertencem a uma única atividade, como combustível ou mão de obra administrativa) entre as diferentes culturas e talhões. Um rateio correto é fundamental para calcular a rentabilidade exata de cada atividade da fazenda.
Safrinha: Refere-se à segunda safra cultivada no mesmo ano agrícola, geralmente semeada logo após a colheita da safra principal de verão. Um exemplo comum no Brasil é o plantio de milho safrinha após a colheita da soja.
Talhão: Uma subdivisão ou lote de uma área maior da fazenda, demarcado para fins de manejo. Tratar a fazenda em talhões permite um controle mais preciso da aplicação de insumos, produtividade e custos por área.
Veja como o Aegro pode ajudar a superar esses desafios
O caso da Fazenda Schangri-lá ilustra um desafio comum no campo: informações espalhadas entre planilhas e sistemas diferentes, o que gera retrabalho e dificulta a tomada de decisão. Um software de gestão agrícola como o Aegro resolve isso ao unificar os dados financeiros e operacionais em um só lugar. Isso significa que, ao lançar uma nota fiscal, a informação atualiza automaticamente o financeiro, o estoque e o custo da operação, fornecendo relatórios precisos e em tempo real para todos os gestores.
Além de centralizar os dados, ter um controle rigoroso dos custos é fundamental para a lucratividade. O Aegro permite detalhar os gastos por talhão, cultura e máquina, facilitando a identificação de onde é possível economizar. Com recursos como o histórico de manutenções e alertas automáticos, fica mais simples planejar ações preventivas, evitando paradas inesperadas e despesas corretivas que pesam no orçamento da safra.
A história da fazenda Schangri-lá mostra que é possível sair da gestão empírica e alcançar a precisão nos números. Quer dar o próximo passo na sua propriedade?
Experimente o Aegro gratuitamente e veja na prática como transformar dados em decisões mais lucrativas.
Perguntas Frequentes
Qual é a principal vantagem de unificar a gestão financeira e operacional em um único software agrícola?
A principal vantagem é a eliminação do retrabalho e a garantia de dados consistentes. Ao lançar uma nota fiscal de insumos, por exemplo, o sistema atualiza automaticamente o financeiro, o estoque e o custo da operação no talhão correspondente. Isso gera relatórios precisos em tempo real, sem a necessidade de cruzar informações de planilhas diferentes, o que economiza tempo e reduz drasticamente a chance de erros.
O artigo menciona ‘rateio de custos’. Por que esse processo é tão crucial para a lucratividade da fazenda?
O rateio de custos é fundamental para entender a rentabilidade real de cada atividade da fazenda. Ele distribui despesas gerais (como combustível, mão de obra ou manutenção) entre as diferentes culturas e talhões. Um rateio preciso, facilitado por um software, permite saber exatamente quanto custou para produzir em cada área, revelando quais operações são mais lucrativas e onde estão as oportunidades de otimização.
Como um software de gestão facilita a auditoria do estoque e do uso de máquinas na prática?
O software cria um registro centralizado e confiável. Para o estoque, é possível comparar o saldo do sistema com a contagem física no galpão, como no caso da fazenda Schangri-lá, garantindo que o que está no papel bate com a realidade. Para as máquinas, ele vincula cada despesa (peças, combustível) ao horímetro e à atividade executada, tornando fácil identificar falhas de registro ou custos inesperados por equipamento.
Minha fazenda ainda depende muito de planilhas. Qual o primeiro passo para migrar para um sistema de gestão integrado?
O primeiro passo é organizar os processos e escolher uma área prioritária para começar, como o controle financeiro ou a gestão de estoque. Não é preciso migrar tudo de uma vez. Comece lançando as despesas e receitas no sistema para centralizar as finanças. À medida que a equipe se familiariza, incorpore gradualmente o controle operacional, como o registro de atividades e o uso de insumos, tornando a transição mais suave.
Um software como o Aegro é indicado apenas para grandes propriedades como a do estudo de caso?
Não, de forma alguma. Os princípios de gestão baseada em dados se aplicam a propriedades de todos os portes. Softwares como o Aegro são escaláveis e beneficiam pequenas e médias fazendas ao otimizar o uso de insumos, simplificar o controle financeiro e fornecer uma visão clara dos custos. A profissionalização da gestão é um diferencial competitivo para qualquer tamanho de operação agrícola.
Além da economia de tempo, de que outra forma a automação de lançamentos melhora a gestão da fazenda?
Além de agilizar rotinas, a automação aumenta a confiabilidade dos dados. Ao importar um arquivo XML de uma nota, por exemplo, o sistema preenche as informações automaticamente, minimizando erros de digitação. Isso garante que as decisões sejam tomadas com base em números precisos, desde o custo de produção por hectare até a rentabilidade final da safra.
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- Como fazer o rateio de custos simples e efetivo: Este artigo complementa perfeitamente o conteúdo principal ao aprofundar o conceito de ‘rateio de custos’, mencionado como um ganho crucial na Fazenda Schangri-lá. Ele oferece a base teórica (custos diretos vs. indiretos) que explica por que a automação dessa tarefa pelo software resulta em dados tão confiáveis, transformando um benefício prático em conhecimento de gestão aplicável.
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