Assim como na vida pessoal, a contabilidade da fazenda é vital para o sucesso no campo. Realizá-la de forma correta permite que você conheça a verdadeira saúde financeira do seu negócio. É por meio da contabilidade que você sabe o valor dos seus ativos (o que você tem) e passivos (o que você deve), além de controlar todas as entradas e saídas da empresa rural.
Com uma boa contabilidade agrícola em dia, você consegue visualizar a rentabilidade e a lucratividade de cada safra. Mais importante, suas tomadas de decisão se tornam muito mais seguras e baseadas em dados concretos.
Acompanhe neste artigo como fazer a contabilidade da sua fazenda de forma simples e produtiva.
Pontos Essenciais na Contabilidade da Fazenda
Se o controle de estoque é algo que já tira seu sono, imagine desconhecer a situação financeira completa da sua propriedade. Muitos produtores acabam limitando suas receitas e o crescimento do negócio por não terem uma contabilidade e gestão financeira bem ajustadas.
Hoje, as atividades rurais são verdadeiros negócios e, por isso, a gestão financeira da fazenda precisa ser uma tarefa diária. A contabilidade é a melhor ferramenta para realizar o controle das contas da sua empresa rural.
Dentro do agronegócio, o sucesso e o crescimento dependem diretamente de dois fatores principais:
- O tamanho das fazendas;
- A capacidade de produzir.
Infelizmente, muitos agricultores ainda não praticam a gestão e, principalmente, a contabilidade da fazenda. Isso geralmente acontece por falta de costume, de conhecimento técnico sobre o assunto ou até mesmo pela desorganização geral “dentro da porteira”.
A contabilidade é uma necessidade, pois o crescimento no campo acontece por três caminhos principais:
- Fluxo de caixa e capital: Ter dinheiro disponível para a compra de novas áreas.
- Arrendamento: Ter capacidade financeira para arrendar novas áreas e expandir a operação.
- Aumento de produtividade: Conseguir produzir mais nas áreas que você já possui.
Esses ganhos em produtividade vêm diretamente de investimentos em manejo correto, tecnologia aplicada no campo, boas práticas agrícolas e outras melhorias. Tudo isso exige um controle financeiro rigoroso. Felizmente, hoje é possível usar um aplicativo de gestão para facilitar a contabilidade da fazenda, como veremos a seguir.
As Três Áreas Fundamentais da Contabilidade em uma Fazenda
A contabilidade da fazenda é a base para o bom funcionamento de uma propriedade rural. Uma contabilidade bem executada permite que você conheça os custos reais da fazenda, ajuda no cálculo correto dos impostos e facilita a gestão de todas as atividades.
Para organizar esse processo, vamos dividi-lo em três áreas principais que você precisa monitorar: planejamento tributário, gestão financeira e gestão do patrimônio.
1. Planejamento Tributário
Quando falamos em impostos, a contabilidade é essencial. Ela permite realizar estudos e projeções dentro da sua fazenda para escolher o regime tributário mais adequado para o seu cenário, garantindo que você pague menos impostos de forma legal.
Os estudos tributários são feitos com base nas receitas e despesas da fazenda, números que você só conhece se a contabilidade do agronegócio estiver em dia. Com esses dados em mãos, é possível escolher a melhor forma de tributação permitida pela legislação. O enquadramento correto da sua atividade evita problemas futuros com o Fisco e o recolhimento incorreto de tributos.
2. Gestão Financeira
A gestão financeira abrange o controle de despesas, receitas, vendas e o fluxo de caixa. O fluxo de caixa da fazenda é o registro de todas as movimentações financeiras, mostrando o saldo inicial, as aplicações de curto e longo prazo, e todas as despesas e receitas de cada mês.
É por meio do fluxo de caixa que você realmente entende a saúde financeira do seu negócio agrícola. Com esses números, fica claro quanto capital você tem disponível para investimentos e necessidades futuras. O fluxo de caixa organiza as finanças da propriedade, detalhando gastos e entradas de capital, e se torna uma ferramenta poderosa quando combinado com relatórios de custos de cada período.
3. Gestão do Patrimônio
A gestão do patrimônio envolve o levantamento completo dos seus ativos (bens e direitos) e passivos (dívidas e obrigações).
Nesta etapa, você deve considerar tudo: o dinheiro em conta, o valor de máquinas e implementos, galpões, contas a pagar, contas a receber e o valor da própria terra.
Depois de levantar todos esses dados, um passo é crucial: separar as despesas pessoais das despesas da empresa agrícola. Grande parte do fracasso de negócios agrícolas vem justamente da mistura entre contas pessoais e contas profissionais. Ao separar as contas e os bens, você ganha um controle muito maior tanto sobre o seu negócio quanto sobre sua vida pessoal.
O que é o Ano Agrícola?
A contabilidade rural possui algumas diferenças importantes em relação à contabilidade tradicional de outras empresas. A principal delas é o conceito de ano agrícola.
O ano agrícola geralmente começa com o preparo do solo e o cultivo, e termina após a colheita e a comercialização da safra.
Na contabilidade geral, o exercício social (período de apuração dos resultados) corresponde ao ano civil, de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Já na contabilidade rural, o exercício social corresponde ao ano agrícola.
Isso acontece porque a produção agrícola é sazonal. As empresas tradicionais costumam ter receita durante o ano todo, enquanto as fazendas geralmente concentram sua receita no período da colheita.
Em outras palavras: o exercício social da atividade agrícola se encerra junto com o ano agrícola, que é um período de 12 meses contados a partir do início do cultivo. Se uma fazenda tiver mais de uma atividade rural, deve-se considerar a que possui maior representatividade financeira para definir o período.
Por exemplo, se o ano agrícola de sua principal cultura termina em junho, o exercício social será encerrado em 31 de julho, e os resultados da empresa serão avaliados nesse período.
Como Fazer a Contabilidade Rural na Prática?
A contabilidade rural começa com um processo simples: medir, controlar e registrar todos os seus resultados. Com base nesses registros, você pode buscar melhorias e otimizar o uso de tempo e recursos.
Analisando os dados de anos anteriores, fica muito mais fácil criar metas realistas para investimentos e novas aquisições. A simples implementação de um software de gestão pode ajudar a criar rotinas organizadas na fazenda e melhorar os processos operacionais.
Quando todos os dados estão centralizados em relatórios, o planejamento de objetivos, metas e planos de ação se torna mais simples e eficiente. O ponto de partida para tudo isso é o registro disciplinado de todas as entradas e saídas de dinheiro da fazenda.
Com a noção clara dos custos envolvidos na sua atividade, você pode definir um pró-labore justo, calcular o capital de giro necessário e, finalmente, conhecer os resultados reais da sua fazenda.
Aplicativo Aegro para a Contabilidade da Fazenda
A contabilidade rural pode ser feita de forma muito mais eficiente com o auxílio de um aplicativo de gestão agrícola como o Aegro.
Com ele, o controle do fluxo de caixa se torna mais preciso e automatizado. Você tem uma visão clara das parcelas a pagar e a receber e consegue fazer a conciliação de extrato bancário importando o arquivo OFX do seu banco.
A grande vantagem é que sua contabilidade fica integrada à área operacional da propriedade. No Aegro, cada compra de insumo é direcionada ao estoque, e os gastos com abastecimento são vinculados diretamente ao seu maquinário. Assim, você descobre seu custo real de produção e analisa a viabilidade financeira das próximas safras com muito mais segurança.
O Aegro também oferece relatórios para que você avalie a rentabilidade da safra. É possível comparar os resultados de diferentes colheitas, cultivares e talhões para entender quais estratégias de manejo são mais lucrativas. Por meio de indicadores, você ainda pode acompanhar a evolução patrimonial da fazenda para fazer investimentos mais assertivos no futuro.
O Aegro não ajuda apenas na sua contabilidade rural. Ele é um sistema completo que acompanha o agricultor desde o planejamento da semeadura até a venda da produção.
Estas são as principais funcionalidades do Aegro:
- Gestão de patrimônio e de máquinas;
- Operações agrícolas;
- Gestão financeira e comercialização;
- Livro caixa digital do produtor rural;
- Monitoramento de pragas e doenças;
- Cotação de seguros agrícolas;
- Integração com a Climate FieldView;
- Integração com o Climatempo, para verificar as previsões em tempo real.
O aplicativo está disponível para computadores e dispositivos móveis
Teste você mesmo o sistema de gestão agrícola Aegro:
- Computador (clique aqui);
- Aplicativo para celular Android (clique aqui);
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- Utilize seus Pontos Bayer para contratar a versão completa (clique aqui).
Além de permitir a realização de todos os processos citados neste artigo, o aplicativo armazena seus dados em nuvem, o que garante total segurança para as informações da sua fazenda.
Conclusão
Uma contabilidade bem-feita é fundamental para a tomada de decisões futuras na sua propriedade. Quando você conhece seu fluxo de caixa e seus custos reais, planejar as próximas atividades da fazenda se torna uma tarefa muito mais simples e segura.
Os benefícios são claros: desde a administração otimizada das terras e a gestão dos custos de produção até a criação de metas futuras que são realmente possíveis de serem atingidas. Para isso, uma opção moderna e eficiente é contar com o auxílio de um software agrícola.
Cabe a cada produtor escolher o método que melhor se adapta à sua realidade: um aplicativo agrícola, uma planilha de Excel ou a terceirização desse serviço. O importante é não deixar de registrar o que acontece na fazenda diariamente, pois são esses dados e relatórios que permitirão a busca constante por melhorias e mais lucratividade.
Glossário
Ano Agrícola: Período de 12 meses que corresponde ao ciclo completo de uma cultura, do preparo do solo até a comercialização da colheita. Diferente do ano civil (janeiro a dezembro), pode começar em setembro e terminar em agosto do ano seguinte, por exemplo.
Ativos: Conjunto de todos os bens e direitos que a fazenda possui e que têm valor econômico. Inclui a terra, máquinas, estoque de insumos, dinheiro em caixa e valores a receber de clientes.
Capital de Giro: Recurso financeiro necessário para manter as operações da fazenda funcionando no dia a dia, cobrindo despesas como compra de sementes, combustível e salários antes da receita da safra entrar.
Conciliação Bancária: Processo de comparar os registros financeiros internos da fazenda (entradas e saídas) com o extrato fornecido pelo banco. O objetivo é garantir que todos os lançamentos estão corretos e identificar possíveis divergências.
Exercício Social: Período padrão de 12 meses utilizado para apurar os resultados financeiros de uma empresa. Na contabilidade rural, este período geralmente se alinha com o Ano Agrícola, e não necessariamente com o ano civil.
Fluxo de Caixa: Relatório que detalha todas as entradas e saídas de dinheiro da fazenda em um determinado período. É a principal ferramenta para entender a saúde financeira do negócio e saber se há capital disponível.
Passivos: Representam todas as dívidas e obrigações financeiras da fazenda. Inclui empréstimos bancários, financiamentos de maquinário, contas a pagar para fornecedores e salários dos funcionários.
Rentabilidade: Indicador que mede o retorno financeiro de uma atividade em relação ao investimento feito. Por exemplo, se uma safra custou R$100 mil e gerou um lucro de R$20 mil, sua rentabilidade foi de 20%.
Como superar os desafios da contabilidade na sua fazenda
Lidar com o fluxo de caixa, separar as contas pessoais das do negócio e garantir um planejamento tributário correto são desafios que tiram o sono de muitos produtores. Ferramentas de gestão agrícola, como o Aegro, foram desenvolvidas para resolver exatamente isso, centralizando todas as movimentações financeiras em um só lugar. Isso permite que você visualize a saúde financeira da fazenda com relatórios claros e fáceis de entender, sem precisar de planilhas complexas.
Além disso, a gestão fiscal se torna muito mais simples. A complexidade de emitir notas fiscais e manter o Livro Caixa em dia pode levar a erros e prejuízos. Um sistema como o Aegro automatiza esses processos, integrando as vendas à emissão de NF-e e gerando o Livro Caixa Digital (LCDPR) de forma segura. O resultado é mais tempo para focar na produção e a tranquilidade de estar em dia com as obrigações fiscais.
Que tal ter o controle total das finanças da sua fazenda na palma da mão?
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Perguntas Frequentes
Por que a contabilidade da fazenda é crucial mesmo para pequenas propriedades?
A contabilidade é crucial para qualquer tamanho de propriedade porque transforma a fazenda em um negócio com saúde financeira visível. Ela permite entender a real lucratividade de cada safra, tomar decisões baseadas em dados concretos, facilitar o acesso a crédito e planejar o crescimento de forma segura, evitando que o produtor perca dinheiro por falta de controle.
Qual é a principal diferença entre o ‘ano agrícola’ e o ano civil na contabilidade rural?
A principal diferença é que o ano civil vai sempre de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Já o ‘ano agrícola’ acompanha o ciclo da cultura principal, do plantio à colheita e venda, podendo, por exemplo, ir de setembro a agosto. A contabilidade rural se baseia no ano agrícola para apurar os resultados, refletindo com mais precisão o desempenho financeiro de uma safra específica.
Como posso começar a separar minhas finanças pessoais das finanças da fazenda?
O primeiro passo é criar uma conta bancária exclusiva para a fazenda e direcionar todas as receitas e despesas do negócio para ela. Defina um salário fixo para você (pró-labore) e transfira esse valor para sua conta pessoal. Dessa forma, você evita usar o caixa da empresa para despesas domésticas, o que garante um controle financeiro muito mais claro e profissional.
Quais são os maiores riscos de não fazer uma boa gestão financeira na minha propriedade rural?
Os maiores riscos incluem não saber o custo real de produção, o que pode levar à venda da safra com prejuízo. Além disso, a falta de controle sobre o fluxo de caixa pode gerar endividamento, e a desorganização fiscal pode resultar em multas e problemas com o Fisco. A longo prazo, a ausência de gestão impede o crescimento sustentável do negócio.
Um software de gestão agrícola substitui a necessidade de um contador?
Não, ele não substitui o contador, mas é uma ferramenta poderosa que complementa e facilita o trabalho dele. O software organiza e automatiza o registro de todas as movimentações financeiras e operacionais, fornecendo ao contador relatórios precisos e centralizados. Isso otimiza o tempo de ambos e garante que o planejamento tributário e as obrigações fiscais sejam feitos com base em informações corretas.
O que são ativos e passivos na contabilidade de uma fazenda?
Ativos são todos os bens e direitos que a fazenda possui e que têm valor, como a terra, o maquinário, o estoque de insumos e o dinheiro em conta. Passivos, por outro lado, são todas as dívidas e obrigações, como financiamentos, empréstimos e contas a pagar a fornecedores. Conhecer ambos é essencial para entender o patrimônio real da sua propriedade.
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