No meio da correria da safra, parar para anotar tudo o que entra e sai do seu bolso pode parecer perda de tempo. No entanto, se cada minuto investido na lavoura é precioso, é ainda mais importante entender exatamente onde e como cada real está sendo investido. Os gastos com defensivos comprados de última hora valeram a pena? Quanto aquele fertilizante novo realmente impactou no meu custo por saca?
Apenas olhar o saldo positivo ou negativo na conta do banco não responde a essas perguntas.
É por isso que preparamos este guia prático de contabilidade agrícola. Aqui, vamos detalhar os principais passos para você colocar as finanças da sua fazenda em ordem e tomar decisões baseadas em dados concretos.
O que é Contabilidade Agrícola e por que ela é crucial para a sua fazenda?
Muitas vezes, a palavra contabilidade nos faz pensar em números complicados e tabelas impossíveis de entender.
Termos como balanço patrimonial, ativo circulante, fluxo contábil e inventário periódico podem parecer intimidadores. Mas a verdade é que podemos simplificar esses conceitos sem perder a qualidade do controle financeiro.
Para entender melhor:
- Balanço patrimonial: Um resumo de tudo o que a fazenda possui (bens e direitos) e tudo o que deve (dívidas).
- Ativo circulante: Recursos que podem ser convertidos em dinheiro rapidamente, como estoque de grãos e dinheiro em caixa.
- Fluxo contábil: O registro de todas as entradas e saídas de dinheiro em um período.
- Inventário periódico: A contagem física do estoque (insumos, produtos) em datas específicas.
E se você pensa que isso é útil apenas para grandes produtores, está enganado. Seja em uma propriedade pequena ou grande, a agricultura é sempre uma atividade complexa, que envolve inúmeros custos e variáveis.
(Fonte: Escola Aberta)
Estamos sempre em busca de melhores tecnologias, sementes e técnicas para aumentar a produtividade. No entanto, de pouco adianta investir em tudo isso se não soubermos se o ganho de produção realmente compensou o gasto adicional. Sem esse controle, fica impossível saber no que realmente vale a pena investir.
“Muitos produtores rurais do país dizem que ganham dinheiro, mas não sabem quanto. A produção de grãos em muitos casos é levada como Deus quer”, Gustavo Pedroso.
É aqui que a contabilidade entra como uma ferramenta poderosa, apresentando todas essas informações de forma clara e objetiva. Ela auxilia diretamente na tomada de decisões, pois permite uma visualização completa de como administrar suas atividades e seus resultados financeiros.
O Primeiro Passo: Comece Pelos Registros Essenciais
Antes de qualquer análise, o fundamento de uma boa contabilidade é o registro. Anote tudo o que você possui na propriedade e tudo o que você faz durante a safra, com atenção especial às datas e aos custos envolvidos.
Para facilitar, organize esses registros em três categorias principais:
- Patrimônio;
- Estoque;
- Atividades.
1. Registre o seu Patrimônio
A gestão empresarial hoje é fundamental em qualquer negócio, e as propriedades rurais não são exceção. Uma das ações mais importantes é a realização de um inventário completo do seu patrimônio. É por meio dele que o produtor tem controle total sobre os bens da sua propriedade.
Esse inventário deve detalhar tudo o que compõe o valor da fazenda, como:
- Terras e Benfeitorias: Valor das áreas, cercas, construções e outras obras rurais.
- Máquinas e Equipamentos: Avaliação de tratores, colheitadeiras e implementos.
- Aspectos Legais e Ambientais: Documentação como reserva legal, licenciamento ambiental e outras obrigações que impactam o valor e a operação.
Ter esse controle permite que você conheça o valor real do seu negócio e gerencie todos os processos que envolvem seus bens, desde a avaliação de uma máquina até a negociação de um arrendamento.
2. Controle seu Estoque por Meio de Registros Detalhados
Fazer o levantamento do estoque pode ser um serviço trabalhoso no início, mas a segurança que ele proporciona para a tomada de decisões é imensa. A boa notícia é que, depois do primeiro levantamento completo, o hábito de registrar as compras e usos de insumos se torna parte da rotina.
Comece anotando tudo o que você possui guardado em seu depósito: defensivos, adubos, sementes, peças, etc.
Para uma organização eficiente, siga uma sequência lógica:
- Anote cada item com sua data de validade e lote. Isso ajuda a saber o que precisa ser utilizado primeiro, evitando perdas.
- Mantenha o controle das quantidades. Assim, você sabe exatamente quando um produto está acabando e o que precisa ser comprado para completar seu estoque.
São muitas informações que podem se perder facilmente em cadernos. Uma boa alternativa é usar planilhas de Excel ou softwares agrícolas. Disponibilizamos aqui uma planilha grátis de controle de estoque para você começar.
Contudo, para realmente automatizar a entrada e saída de produtos e ter uma visão em tempo real do seu estoque, um software agrícola é a ferramenta ideal.
Veja como o Aegro pode te ajudar no controle de estoque aqui.
3. Registre suas Atividades para Entender seus Custos
Um erro comum entre muitos agricultores é não registrar as atividades agrícolas realizadas em cada talhão. Muitas vezes, esses dados ficam apenas na memória, e pequenos descontroles se acumulam, prejudicando todo o planejamento.
É raro que uma propriedade tenha um padrão de solo uniforme. Por isso, registrar as atividades, seus custos e a produtividade por talhão é essencial para conhecer seu negócio a fundo. Ao realizar uma operação, anote:
- Data da realização;
- Tipo de atividade (plantio, adubação, pulverização, colheita, etc.);
- Talhão onde foi realizada (identificação e área em hectares);
- Insumos utilizados e seu custo (incluindo combustível);
- Produtividade final de cada talhão na colheita.
Com esses dados, você saberá exatamente qual foi o manejo em cada talhão e qual foi a resposta em produtividade. Isso resulta em um controle financeiro mais detalhado e em uma visão clara da sua rentabilidade.
Além disso, cada talhão tem suas particularidades: um pode ter mais foco de doença, outro maior incidência de uma praga específica, ou histórico de nematoide. Separar os registros por talhão permite que você conheça 100% da sua área e evite manejos generalizados.
– “… Com os registros, eu sei que no talhão C, para a próxima safra, preciso comprar mais daquele herbicida específico, porque notei uma mancha resistente de uma planta daninha ali.”
Ao registrar, você saberá exatamente quanto investiu em cada área e poderá se programar melhor para a próxima safra, considerando as diferenças de manejo e os resultados passados.
Atenção aos Gastos “Invisíveis” da Produção Agrícola
Anote também aqueles gastos que muitas vezes passam despercebidos, como impostos, manutenção preventiva de máquinas, diesel, e mensalidades de financiamentos.
Para isso, é fundamental ter um fluxo de caixa organizado. Disponibilizamos aqui uma planilha grátis de fluxo de caixa para você dar o primeiro passo.
Para uma precisão ainda maior, compare suas despesas registradas com as movimentações da conta bancária. Esse processo, conhecido como conciliação bancária, fica muito mais prático com a função de importação de extrato por arquivo OFX oferecida pelo Aegro.
Com esse controle detalhado, você pode descobrir que gastos aparentemente pequenos representam um grande impacto nos custos totais. O produtor Elivelton, por exemplo, descobriu que o custo de manutenção de uma de suas máquinas era tão alto que compensava comprar uma nova. Ele só conseguiu visualizar isso quando organizou as finanças com o Aegro. Veja a história completa neste caso de sucesso.
Erro Comum: Não Separe os Gastos Pessoais dos Gastos da Fazenda
Um dos erros mais frequentes é a confusão patrimonial, que é o ato de misturar despesas pessoais com as da atividade profissional. Isso é muito comum em uma empresa familiar rural, mas é péssimo para a gestão.
Quando isso acontece, a renda da atividade agrícola, que pode envolver outros sócios ou familiares, acaba pagando por bens pessoais. Por exemplo, comprar uma caminhonete nova para uso pessoal e lançar essa despesa na conta da fazenda é um erro que distorce completamente o resultado do seu negócio.
A solução é simples: tenha contas bancárias separadas e faça o controle financeiro da sua família de forma independente do financeiro da fazenda.
Atenção à Folha Salarial na sua Contabilidade
A propriedade rural é uma empresa rural, e como tal, tem a responsabilidade mensal de gerenciar a folha de pagamento de seus colaboradores. Por ser uma obrigação legal, esse processo exige não apenas atenção, mas também planejamento para que todos os documentos sejam gerados corretamente.
Para organizar a folha salarial de maneira correta, atente-se aos seguintes pontos:
- Definir a categoria dos trabalhadores (fixos, safristas, temporários).
- Fazer uma análise precisa das horas trabalhadas, incluindo horas extras.
- Calcular os encargos, imposto de renda e outras contribuições.
- Calcular os benefícios legais, como férias e 13º salário.
Um processo bem feito minimiza as chances de erros, garante os direitos do colaborador e serve como um importante apoio para o controle financeiro da fazenda.
Você não precisa fazer tudo sozinho: Contrate um Serviço de Contabilidade
É claro que você precisa estar no controle das suas finanças. Porém, questões legais, declarações governamentais e documentos de pessoa jurídica exigem conhecimento técnico de um contador.
Esses profissionais irão pegar as informações que você registrou e organizá-las de acordo com as normas fiscais, diferenciando o ano agrícola (o ciclo da sua cultura) do exercício social (o ano-calendário, de janeiro a dezembro).
Eles também saberão como classificar corretamente suas atividades (culturas temporárias, permanentes, pecuária) e operacionalizar o plano de contas. Por isso, escolha um profissional de confiança para garantir que todos os seus dados e documentos legais estejam em ordem.
Facilite sua Contabilidade com um Software Agrícola
A chave para o sucesso na sua contabilidade é a organização e a fácil visualização dos dados. E a maneira mais eficiente de conseguir isso é com o uso de um software de gestão agrícola.
A contabilidade agrícola não precisa ser sinônimo de planilhas confusas. Ela deve fazer parte da rotina, ser fácil de alimentar e monitorar. Nada é pior para isso do que ter dados espalhados em papéis e arquivos de computador.
Na correria do dia a dia, é fácil esquecer de anotar detalhes que fazem toda a diferença no fim do mês. O Aegro é um software que resolve isso: ele centraliza todas as informações em um único lugar, automatiza a coleta de dados e os apresenta de forma visual e fácil de entender.
Isso resulta em uma gestão agrícola mais eficiente, com menos tempo gasto no escritório. Você pode começar a usar o aplicativo grátis, disponível para:
- Computador (clique aqui);
- Celular Android (clique aqui);
- Celular iOS (clique aqui);
- Utilize seus Pontos Bayer para contratar a versão completa do Aegro (clique aqui).
Comece Rápido: Importe seu Histórico Financeiro
Começar a usar uma nova ferramenta pode parecer trabalhoso, mas a importação do histórico financeiro é o jeito mais simples e prático de iniciar no Aegro.
Você pode importar os dados de contas a pagar e a receber diretamente de suas planilhas. Assim, você mantém todo o seu histórico e agiliza o trabalho da sua equipe, liberando tempo que seria gasto com digitação para outras atividades importantes. Seus dados são importados de uma só vez, permitindo que o Aegro gere análises imediatas para o controle do seu negócio.
Conclusão
A contabilidade agrícola, quando bem aplicada, traz benefícios para propriedades rurais de qualquer porte. O segredo está no registro correto e constante do patrimônio, do estoque e das atividades da fazenda.
Manter essas informações organizadas e fáceis de visualizar é tão importante quanto coletá-las. Neste artigo, vimos em detalhes como fazer esses registros e como mantê-los organizados de forma prática.
Aproveite as dicas e comece hoje mesmo a fortalecer a contabilidade agrícola do seu negócio
Glossário
Ano Agrícola: O ciclo completo de produção de uma cultura, que pode não coincidir com o ano-calendário. Por exemplo, o ano agrícola da soja no Brasil geralmente vai de outubro a setembro do ano seguinte.
Ativo Circulante: Recursos da fazenda que podem ser transformados em dinheiro em um curto prazo (geralmente até um ano). Inclui o dinheiro em caixa, contas a receber e o estoque de grãos prontos para venda.
Balanço Patrimonial: Um relatório financeiro que funciona como uma “fotografia” da saúde financeira da fazenda em um momento específico. Ele lista tudo o que a propriedade possui (ativos) e tudo o que deve (passivos).
Conciliação Bancária: Processo de comparar os registros financeiros internos da fazenda com o extrato do banco. Isso garante que todas as transações foram registradas corretamente e ajuda a identificar erros ou despesas não anotadas.
Confusão Patrimonial: O erro de misturar as finanças pessoais do produtor com as finanças da fazenda. Um exemplo é pagar a fatura do cartão de crédito pessoal com a conta bancária da empresa rural, o que distorce os resultados do negócio.
Exercício Social: O período de 12 meses que uma empresa utiliza para fins contábeis e fiscais. Na maioria dos casos, corresponde ao ano-calendário, de 1º de janeiro a 31 de dezembro.
Fluxo de Caixa: O registro detalhado de todas as entradas e saídas de dinheiro da fazenda em um determinado período. É a ferramenta essencial para entender se a propriedade tem dinheiro suficiente para pagar suas contas em dia.
Talhão: Uma subdivisão da área total da fazenda, gerenciada de forma individual. Registrar os custos e a produtividade por talhão ajuda a identificar as áreas mais e menos rentáveis da propriedade.
Como a tecnologia simplifica a contabilidade na sua fazenda
Como vimos, a base de uma boa contabilidade agrícola está nos registros detalhados de patrimônio, estoque e atividades. No entanto, reunir informações de cadernos, planilhas e da memória pode ser um trabalho imenso e sujeito a erros, dificultando a visão real da lucratividade da fazenda.
É aqui que um software de gestão agrícola como o Aegro se torna um aliado poderoso. Ele centraliza todas essas anotações em um único lugar e automatiza grande parte do processo. Ao registrar uma pulverização no campo pelo celular, por exemplo, o sistema já dá baixa no estoque de defensivos e atualiza os custos daquele talhão específico. Isso elimina o retrabalho e fornece relatórios financeiros precisos em tempo real, mostrando exatamente onde cada real foi investido e qual o retorno de cada área.
Vamos simplificar a gestão?
Deixe as planilhas complicadas para trás e tome decisões baseadas em dados confiáveis. Experimente o Aegro gratuitamente e descubra como ter o controle financeiro e operacional da sua fazenda na palma da sua mão.
Perguntas Frequentes
Qual é o primeiro passo para organizar a contabilidade da minha fazenda se estou começando do zero?
O primeiro e mais crucial passo é começar a registrar tudo. Comece criando um inventário completo do seu patrimônio (terras, máquinas), faça um levantamento detalhado do seu estoque (insumos, sementes) e anote todas as atividades agrícolas realizadas, incluindo datas, custos e o talhão correspondente. Essa base de registros é o alicerce para qualquer análise financeira futura.
Por que é tão importante separar as finanças pessoais das finanças da fazenda?
Misturar as finanças, prática conhecida como confusão patrimonial, distorce completamente a saúde financeira real da sua propriedade. Isso impede que você saiba se a atividade agrícola está realmente dando lucro, pois despesas pessoais podem inflar os custos do negócio. Manter contas bancárias separadas é essencial para uma gestão precisa e tomada de decisões assertivas.
Além de controlar custos, quais outras vantagens eu ganho ao registrar as atividades por talhão?
Registrar as operações por talhão permite uma gestão agronômica e financeira muito mais precisa. Você consegue identificar quais áreas são mais produtivas, entender a resposta de cada uma a diferentes manejos e planejar a próxima safra de forma otimizada, alocando os insumos corretos para as necessidades específicas de cada pedaço da sua terra, maximizando a rentabilidade.
Quais as principais vantagens de usar um software agrícola em vez de planilhas?
Enquanto planilhas exigem atualização manual, um software agrícola como o Aegro automatiza e integra os processos. Ao registrar uma pulverização, por exemplo, o sistema já dá baixa no estoque e atualiza os custos do talhão automaticamente. Isso economiza tempo, reduz drasticamente a chance de erros e gera relatórios visuais em tempo real, facilitando a análise e a tomada de decisão.
Para um pequeno produtor, o investimento em um software de gestão agrícola realmente compensa?
Sim, com certeza. Existem soluções escaláveis e até versões gratuitas de aplicativos de gestão, pensadas para a realidade do pequeno produtor. O controle preciso sobre o uso de insumos, a redução de desperdícios e a visão clara da lucratividade geram uma economia que geralmente supera o investimento no software, tornando-o uma ferramenta valiosa para qualquer tamanho de propriedade.
O que são os “gastos invisíveis” na produção agrícola e como posso identificá-los?
São despesas que, por serem pequenas ou recorrentes, muitas vezes passam despercebidas, mas somadas representam um custo significativo. Exemplos incluem manutenção de máquinas, combustível, impostos e taxas bancárias. A melhor forma de identificá-los é manter um fluxo de caixa detalhado e realizar a conciliação bancária regularmente, comparando seus registros com o extrato do banco.
Qual a diferença entre ano agrícola e exercício social e por que isso é importante?
O ano agrícola acompanha o ciclo completo de uma cultura, da preparação do solo à colheita, que pode não coincidir com o ano-calendário. Já o exercício social é o período padrão de 12 meses (janeiro a dezembro) usado para fins fiscais e legais. Diferenciar os dois é fundamental para que seu contador possa apurar os resultados e impostos corretamente, garantindo a conformidade legal da sua empresa rural.
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- Como saber seu custo de produção agrícola: Enquanto o guia principal enfatiza a importância de conhecer os custos, este artigo entrega o método prático para calculá-los. Ele conecta o registro de atividades de campo (um passo-chave do guia) ao ‘custo realizado’, oferecendo uma metodologia clara para o leitor transformar anotações em um dos indicadores financeiros mais importantes do negócio.
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- Coloque as contas da fazenda em dia com o app Aegro: Funcionando como uma continuação direta da conclusão do guia, este artigo demonstra na prática os benefícios da tecnologia. Ele foca na mobilidade e na tomada de decisão em tempo real com o uso de um aplicativo, mostrando como o controle financeiro recomendado no guia pode ser feito de qualquer lugar, desde a revenda de insumos até a lavoura.