O certificado digital está se tornando uma ferramenta tão comum no campo quanto a assinatura no papel ou a firma reconhecida em cartório. Para o produtor rural, ele é a chave para modernizar a gestão e cumprir obrigações fiscais de forma mais simples e segura.
Além de garantir a segurança e a validade de transações feitas pela internet, o certificado digital ajuda a acabar com a papelada que se acumula nos escritórios das fazendas.
Com ele, você pode assinar documentos online com validade jurídica, entregar declarações ao governo e autenticar operações direto do seu computador ou celular.
Quer entender na prática como isso funciona e como tirar o seu certificado sem dor de cabeça? Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber para obter sua certificação e começar a emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e).
O que é um certificado digital?
Pense no certificado digital como a identidade oficial da sua empresa ou sua, como produtor rural (pessoa física), no ambiente online. Ele funciona como um RG ou CPF eletrônico, permitindo que você assine documentos e realize transações pela internet com total segurança e validade jurídica.
Na prática, isso elimina a necessidade de ir a um cartório para reconhecer firma ou imprimir papéis para assinar à mão.
O uso do certificado digital no Brasil começou em 2001, com a criação da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira): o órgão do governo que estabelece as regras e padrões para a certificação digital no país.
A partir daí, surgiram as Autoridades Certificadoras (ACs), que são as empresas autorizadas pelo governo para criar e gerenciar os certificados digitais, sempre seguindo as normas da ICP-Brasil.
Hoje, a maioria das empresas e produtores rurais que emitem NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) são obrigados por lei a ter um certificado digital.
O uso dessa tecnologia já vinha crescendo, mas foi acelerado pela pandemia. Em 2020, foram emitidos mais de 5,9 milhões de certificados digitais no Brasil. A tendência, segundo projeções, era chegar a quase 7 milhões de emissões em 2021, mostrando que a ferramenta se tornou indispensável.
Formatos e segurança do certificado
Atualmente, existem dois formatos principais para você usar seu certificado digital:
- Arquivo digital (na nuvem ou no computador): É um arquivo que você instala diretamente no seu computador.
- Dispositivo físico: Pode ser um cartão inteligente (parecido com um cartão de crédito), um token ou um pen drive.
A venda dos certificados é feita pelas Autoridades Certificadoras (ACs) credenciadas pela ICP-Brasil, como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e Serpro.
Uma preocupação comum é a segurança. O certificado digital foi desenvolvido com a tecnologia de criptografia: um sistema avançado que “embaralha” os dados para que apenas o emissor e o receptor consigam lê-los. Isso garante a proteção total das suas informações e a validade das suas operações.
Graças a essa tecnologia, os certificados digitais permitem a troca de informações online de forma totalmente segura.
Afinal, para que serve o certificado digital na prática?
A principal função do certificado digital é autenticar (ou seja, confirmar a identidade) de quem está realizando uma operação online, garantindo segurança, agilidade e privacidade.
No dia a dia da fazenda, você pode usá-lo para:
- Enviar declarações e obrigações da sua empresa ou propriedade rural para órgãos do governo;
- Assinar digitalmente a NF-e, além de escriturações contábeis e fiscais;
- Entregar a declaração de Imposto de Renda à Receita Federal;
- Acessar portais restritos, como o e-CAC da Receita Federal, para consultar sua situação fiscal;
- Assinar contratos, acordos e outros documentos digitais com validade jurídica;
- Emitir e importar notas fiscais eletrônicas para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Resumindo, ele simplifica qualquer tarefa que exige a sua identificação formal pela internet, seja como pessoa jurídica (CNPJ) ou pessoa física (CPF).
Quais são os benefícios reais para o produtor?
Adotar o certificado digital traz vantagens diretas para a gestão da sua fazenda.
- Mais praticidade e menos burocracia: Você resolve pendências sem precisar sair de casa ou do escritório. Não é mais necessário ir até o cartório para reconhecer firma ou se deslocar para assinar documentos em papel.
- Segurança total nas transações: Suas operações online, especialmente as que envolvem dinheiro, dados pessoais ou informações sigilosas da fazenda, ficam completamente protegidas.
- Redução de custos: Embora exista um investimento inicial para adquirir o certificado, a economia a longo prazo é significativa. Você reduz gastos com:
- Compra de papel e impressões;
- Taxas de cartório para abertura e reconhecimento de firma;
- Custos de envio de documentos (correios, motoboy);
- Necessidade de espaço físico para guardar pilhas de papel.
- Acesso facilitado a serviços do governo: Consultar a Receita Federal, emitir guias e entregar declarações se torna muito mais rápido.
- Cumprimento de obrigações legais: Para a maioria das empresas e produtores que vendem sua produção, a assinatura digital é obrigatória para poder emitir notas fiscais.
Quem é obrigado a ter um certificado digital?
A regra geral é clara: toda empresa que emite NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de produtos) é obrigada a ter um certificado digital.
Além disso, existem regras específicas dependendo do regime tributário:
- Lucro Presumido e Lucro Real: Empresas nesses regimes precisam do certificado para declarar suas obrigações à Receita Federal.
- Simples Nacional: Empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a usar o certificado digital se tiverem mais de um funcionário registrado.
- MEI (Microempreendedor Individual): A única exceção. O MEI ainda não é obrigado na maioria dos casos, mas pode adquirir um certificado digital se quiser para facilitar a emissão de notas ou outras operações.
Tipos de certificados digitais: qual escolher?
Existem diversos tipos de certificados, criados para diferentes finalidades. Os mais comuns para o agronegócio são:
Por Finalidade
- NF-e: Específico para a emissão de notas fiscais eletrônicas, como NF-e (de produto), NFS-e (de serviço) e NFC-e (para consumidor final).
- e-CNPJ: É a versão digital do CNPJ. Serve para acessar sistemas do governo (e-CAC, Receitanet) e também pode ser usado para emitir NF-e, mas o ideal é que apenas o titular do CNPJ o utilize.
- e-CPF: A versão digital do CPF. Permite que a pessoa física (produtor rural) acesse serviços como eSocial, e-CAC e entregue o Imposto de Renda. É muito usado para emissão de NF-e de produtor rural.
- e-Simples ou e-CNPJ ME/EPP: Um tipo de e-CNPJ voltado para micro e pequenas empresas do Simples Nacional.
- e-MEI: Um certificado exclusivo para o Microempreendedor Individual, útil para emitir NF-e e registrar funcionários no eSocial.
Por Formato de Armazenamento: A1 vs. A3
Essa é uma das decisões mais importantes. A escolha entre A1 e A3 impacta o uso no dia a dia.
- Certificado A1:
- Formato: É um arquivo digital que você instala diretamente no computador.
- Validade:
12 meses. - Uso: Pode ser instalado em várias máquinas ao mesmo tempo e acessado de qualquer lugar. É ideal para sistemas de gestão (como o Aegro), pois a senha só precisa ser digitada uma vez na configuração.
- Certificado A3:
- Formato: É um dispositivo físico (cartão com leitora, token ou pen drive).
- Validade: Maior, geralmente de
até 36 meses. - Uso: Só pode ser usado em um computador por vez (onde o dispositivo estiver conectado). Exige a digitação da senha a cada operação, o que pode ser menos prático para emissões frequentes.
Tipos de Certificados Digitais
(Fonte: DLL Automação)
Como obter um certificado digital A1 ou A3? (Passo a Passo)
O processo é mais simples do que parece. Siga estas etapas:
Passo 1: Escolha uma Autoridade Certificadora (AC)
O primeiro passo é escolher uma empresa autorizada pela ICP-Brasil para emitir seu certificado. No site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, você encontra a lista completa, que inclui empresas como Serasa Experian, Caixa Econômica Federal, entre outras.
Passo 2: Escolha o certificado ideal para você
A empresa escolhida terá um catálogo com as opções disponíveis. Para o produtor rural que precisa emitir e importar notas fiscais, as opções mais comuns são o e-CPF (para pessoa física) ou o e-CNPJ (para pessoa jurídica). O certificado do tipo NF-e também é uma excelente escolha.
Nesta etapa, você também decide entre o tipo A1 (arquivo) ou A3 (dispositivo físico).
Importante: Para usar o emissor de notas do Aegro, o certificado precisa ser do tipo A1 (e-CPF ou e-CNPJ).
Passo 3: Faça o cadastro e agende a validação
Geralmente, esta etapa é feita online.
- Cadastro: Você precisará preencher os dados da sua empresa ou seus dados pessoais. Preencha com muita atenção para evitar problemas, pois corrigir informações depois pode ser complicado.
- Agendamento: Você marcará um horário para a validação (que pode ser presencial ou por videoconferência, dependendo da AC) para confirmar sua identidade e apresentar os documentos.
Passo 4: Prepare os documentos necessários
Para a etapa de validação, você precisará apresentar os documentos.
Para e-CNPJ ou e-Simples (Pessoa Jurídica):
- Documento de constituição da empresa (Contrato Social, Requerimento de Empresário, etc.);
- Alteração contratual, se houver;
- Documentos de eleição da diretoria, se aplicável;
- Documentos pessoais do representante legal (RG e CPF);
- Cartão do CNPJ impresso um dia antes da validação.
Para e-CPF (Pessoa Física):
- Documento de identificação (RG, CNH);
- CPF;
- Comprovante de endereço recente (emitido há no máximo 3 meses) em nome do titular;
- Título de eleitor (opcional).
Após a validação, o certificado digital fica disponível em poucos dias. Se você escolheu o tipo A1, receberá um link por e-mail para baixar o arquivo. Se optou pelo tipo A3, poderá retirar o dispositivo físico no local da validação.
Contratando uma certificadora com segurança
O mercado tem muitas opções, e escolher bem é fundamental. Para facilitar essa decisão, a Aegro firmou uma parceria com a Rede Ideia, uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil desde 2019, reconhecida por sua experiência em identificação digital.
Clientes Aegro podem emitir o certificado digital com o suporte de especialistas da Rede Ideia e ainda contam com desconto exclusivo.
Como usar o certificado digital no Aegro
Em um software de gestão agrícola como o Aegro, seu certificado digital A1 não só permite cumprir a lei, mas também facilita muito as rotinas administrativas e financeiras.
Veja duas funções essenciais que ele habilita:
Emissão de nota fiscal de venda
Desde 2020, toda venda de produção rural deve ser registrada com uma NF-e. Essa regra vale para todo o Brasil.
No Aegro, você emite a nota fiscal de forma integrada ao registrar uma nova receita agrícola. O sistema permite o uso de múltiplas inscrições estaduais e e-CPFs. Em poucos minutos, a transação é autorizada pela SEFAZ, e o arquivo XML (o formato oficial da nota) é enviado automaticamente para o comprador.
Importação de nota fiscal de compra
Chega de correr atrás de fornecedores para pedir o arquivo XML da nota de compra. O Aegro usa seu certificado digital A1 para se conectar à SEFAZ e buscar automaticamente todas as notas fiscais emitidas contra o seu CPF ou CNPJ.
Com apenas alguns cliques, você importa a NF-e de compra, gera uma conta a pagar no seu financeiro e adiciona os produtos comprados diretamente ao estoque da fazenda.
Saiba usar o certificado digital para importar notas da Sefaz
Conclusão
Neste artigo, você viu em detalhes o que é um certificado digital, para que ele serve, os benefícios para a gestão rural e o passo a passo para obter o seu.
Essa ferramenta é hoje indispensável para quem busca mais segurança e eficiência. Ao integrá-la a um sistema de gestão como o Aegro, você automatiza tarefas fiscais e ganha mais tempo para focar no que realmente importa: a produção.
Esperamos que estas informações ajudem você a simplificar as rotinas do seu escritório e a manter sua fazenda sempre em dia com as obrigações.
Glossário
Autoridade Certificadora (AC): Empresa credenciada pelo governo (ICP-Brasil) para emitir, renovar e gerenciar certificados digitais. Funciona como um “cartório digital”, validando a identidade do titular do certificado.
Certificado A1: Tipo de certificado digital que é um arquivo de software, instalado diretamente no computador ou em um sistema na nuvem. Possui validade de 1 ano e é ideal para sistemas de gestão, pois permite a automação de tarefas como a emissão de notas.
Certificado A3: Tipo de certificado digital armazenado em um dispositivo físico, como um token USB ou um cartão com leitora. Oferece validade mais longa (até 36 meses), mas exige que o dispositivo esteja conectado ao computador para cada uso.
Criptografia: Tecnologia de segurança que codifica (“embaralha”) as informações de um documento ou transação online. Garante que apenas o emissor e o receptor autorizados consigam ler os dados, protegendo contra fraudes.
e-CPF: Versão eletrônica do CPF, que funciona como a identidade digital de uma pessoa física. Permite ao produtor rural assinar documentos, emitir notas fiscais em seu nome e acessar portais do governo com validade jurídica.
ICP-Brasil: Sigla para Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. É o órgão do governo federal que estabelece as regras, padrões e fiscaliza a emissão de certificados digitais no Brasil, garantindo sua autenticidade e validade legal.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Documento fiscal digital que substitui a nota fiscal em papel, usado para registrar a venda de produtos. Sua emissão e validação exigem o uso de um certificado digital para garantir a autoria e a integridade da operação.
SEFAZ: Sigla para Secretaria de Estado da Fazenda. É o órgão estadual responsável pela arrecadação de impostos e para o qual as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) são transmitidas para autorização.
XML: Formato de arquivo padrão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), reconhecido legalmente pela SEFAZ. É este arquivo, e não a sua representação impressa, que possui valor fiscal e deve ser armazenado por lei.
Veja como o Aegro pode ajudar a superar esses desafios
A emissão de notas fiscais, embora obrigatória, não precisa ser uma dor de cabeça. O grande desafio é transformar essa obrigação em uma ferramenta de gestão. Com um software agrícola como o Aegro, você automatiza a emissão de NF-e e a integra diretamente ao seu controle financeiro e de estoque. Cada nota emitida ou importada da SEFAZ atualiza suas contas e seus insumos, eliminando a redigitação e o risco de erros.
Que tal simplificar a gestão da sua fazenda?
Experimente o Aegro gratuitamente e veja na prática como tomar decisões mais seguras e lucrativas.
Perguntas Frequentes
Sou produtor rural pessoa física. Qual certificado digital preciso para emitir minhas notas fiscais de venda?
Para produtores rurais que atuam como pessoa física, o certificado ideal é o e-CPF. Ele funciona como sua identidade digital e permite assinar e emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) em seu nome, além de dar acesso a serviços da Receita Federal. O modelo A1 (arquivo digital) é o mais recomendado para integração com sistemas de gestão.
Qual a principal diferença prática entre o certificado A1 e o A3 para o dia a dia da fazenda?
A principal diferença está na praticidade e automação. O certificado A1 é um arquivo instalado no computador, permitindo que sistemas de gestão emitam notas fiscais de forma automatizada. Já o A3 é um dispositivo físico (token ou cartão) que precisa ser conectado ao computador e exige a digitação da senha a cada operação, sendo menos prático para emissões frequentes.
Por que softwares de gestão como o Aegro recomendam o certificado A1?
Softwares de gestão recomendam o A1 por sua capacidade de automação. Como ele fica instalado no sistema, permite a emissão e importação de notas fiscais em segundo plano, sem a necessidade de intervenção manual a cada transação. Isso agiliza a rotina fiscal, elimina a necessidade de conectar um dispositivo físico e digitar senhas repetidamente.
Posso instalar o certificado A1 em mais de um computador, como o meu e o do meu contador?
Sim, essa é uma das grandes vantagens do certificado A1. Por ser um arquivo digital, você pode instalar uma cópia de segurança em diferentes máquinas autorizadas, como o computador do escritório da fazenda e o do seu contador. Isso facilita o trabalho colaborativo e garante o acesso contínuo às funcionalidades fiscais.
O certificado e-CNPJ e o certificado NF-e são a mesma coisa?
Não são a mesma coisa, embora ambos possam emitir notas. O e-CNPJ é a identidade digital completa da empresa, dando acesso a todas as informações fiscais na Receita Federal. O certificado NF-e é específico para a emissão de notas fiscais, sendo uma opção mais segura para delegar essa tarefa a um funcionário, pois restringe o acesso a outras áreas sensíveis da empresa.
O que acontece se eu perder meu dispositivo A3 (token ou cartão)? Minhas informações ficam em risco?
Suas informações estão protegidas por uma senha de segurança (PIN/PUK). No entanto, ao perceber a perda, você deve contatar imediatamente a Autoridade Certificadora que emitiu o certificado e solicitar a sua revogação. Isso invalida o certificado, impedindo qualquer uso indevido, e você precisará adquirir um novo.
Artigos Relevantes
- Nota fiscal eletrônica de produtor rural: Principais informações: Este artigo é a continuação lógica do guia principal. Enquanto o artigo base foca na obtenção do certificado digital, este detalha a aplicação prática: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ele agrega um valor imenso ao aprofundar a obrigatoriedade, as regras específicas por estado e dicas cruciais de preenchimento (Funrural, Fethab, MDF-e), preenchendo a lacuna entre ter a ferramenta e saber usá-la corretamente no complexo cenário fiscal brasileiro.
- Tire suas dúvidas sobre o novo emissor de NF-e Aegro: Enquanto o artigo principal apresenta o certificado como uma ferramenta para usar no software Aegro, este artigo funciona como um manual de usuário aprofundado para o emissor da plataforma. Seu formato de perguntas e respostas aborda dúvidas operacionais diretas, como a compatibilidade exclusiva com o certificado A1 (um ponto crucial) e o preenchimento de impostos, transformando a teoria do artigo principal em ação prática dentro da ferramenta.
- Nota de contingência: O que é, como funciona e quando utilizar?: Este artigo oferece uma solução para um problema prático e comum que não é abordado no guia principal: falhas de sistema durante a emissão da NF-e. Ele complementa o conteúdo ao explicar o que é e como emitir uma nota de contingência, agregando um valor prático essencial e preparando o produtor para situações adversas, garantindo que a operação da fazenda não pare por problemas técnicos.
- Nota fiscal eletrônica: Tudo o que os produtores rurais devem saber: Este artigo amplia o horizonte do leitor para além da NF-e, introduzindo documentos fiscais complementares e essenciais no agronegócio, como a GTA (Guia de Trânsito Animal) e a Contra Nota. Ele enriquece o guia principal ao contextualizar a NF-e dentro de um ecossistema mais amplo de documentação, especialmente relevante para produtores de pecuária ou que vendem para cooperativas, agregando uma camada de conhecimento setorial.
- Como gerar nota fiscal eletrônica produtor rural?: Este artigo serve como um guia de ação rápida, complementando a base teórica do artigo principal de forma mais direta que outros candidatos. Enquanto outros artigos explicam as regras, este foca exclusivamente no ‘como fazer’, com um passo a passo simples e visual para gerar a NF-e. Seu valor está na simplicidade e no foco prático, ideal para o leitor que já entendeu a necessidade do certificado e agora busca apenas o procedimento de emissão.