CAEPF para Produtor Rural: O Guia Completo para Regularizar sua Atividade

Se você é produtor rural e atua como pessoa física, o CAEPF é um documento essencial. Ele é o registro que mantém sua atividade regularizada perante a Receita Federal, funcionando como um “CPF da sua atividade no campo”.

Este cadastro afeta diretamente a forma como você emite notas fiscais, contrata trabalhadores e declara sua produção, mesmo que não tenha um CNPJ.

Entender o CAEPF vai além de cumprir uma exigência burocrática. É uma forma de garantir segurança jurídica para sua produção, facilitar o acesso a financiamentos e crédito rural, e manter sua propriedade sempre em dia com as obrigações do governo.

O que é o CAEPF e para que serve?

O CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física) é um registro criado pelo governo para identificar quem exerce uma atividade econômica como pessoa física, mas precisa formalizar essa ocupação. Ele funciona como uma identidade da sua produção rural junto à Receita Federal.

Este cadastro veio para substituir o antigo CEI (Cadastro Específico do INSS). Na prática, você precisa do CAEPF sempre que, atuando como pessoa física, for necessário:

Emitir notas fiscais de produtor;
Contratar funcionários para a fazenda;
Comprovar sua atividade para fins de impostos e aposentadoria.

O registro no CAEPF é a base para que suas operações sejam corretamente informadas à Previdência Social, na sua declaração de Imposto de Renda e no eSocial, que é o sistema do governo para obrigações trabalhistas.

Quem é obrigado a ter o CAEPF?

O CAEPF é obrigatório para todo produtor que comercializa sua produção diretamente como pessoa física e precisa de uma formalização.

De acordo com a Lei Nº 8.212/1991, é preciso vincular ao cadastro todas as atividades econômicas exercidas. Os casos mais comuns no agronegócio são:

Produtor que emite nota fiscal rural sem ter um CNPJ;
Proprietário que possui empregados, mesmo que sem um contrato formal de trabalho;
Quem presta algum tipo de serviço rural sem estar registrado como empresa;
Pessoas que se encaixariam no regime simplificado (como o MEI), mas não possuem CNPJ.

Importante: Quem já possui um CNPJ rural ou vende sua produção por meio de cooperativas geralmente não precisa do CAEPF, pois suas atividades já estão regularizadas através da pessoa jurídica.

ATENÇÃO: O segurado especial, que é o trabalhador rural que exerce suas atividades de forma individual ou em regime de economia familiar para sustento próprio, também precisa se inscrever no CAEPF para garantir seus direitos previdenciários.

Como faço para emitir o CAEPF?

A emissão do CAEPF é um processo online, feito diretamente no portal da Receita Federal. O procedimento é rápido e não tem custo. Siga os passos abaixo:

Acesse o portal e-CAC da Receita Federal e faça login com seu CPF e senha (ou gov.br).
No menu, procure pela opção “Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física” ou “Inscrição CAEPF”.
Preencha seus dados pessoais e informe o tipo de atividade que você exerce (neste caso, produtor rural).
Após conferir tudo, envie o formulário e gere o protocolo de inscrição.
O sistema emitirá imediatamente o comprovante de inscrição no CAEPF, que já é o documento oficial válido.

Assim que o processo é finalizado, você já está habilitado para emitir notas fiscais e cumprir outras obrigações trabalhistas ou fiscais. Se precisar consultar seus dados ou o comprovante novamente, basta acessar o portal com o mesmo login.

Quando devo me inscrever no CAEPF?

Se você está começando uma nova atividade econômica, a regra é clara: você tem um prazo de até 30 dias a partir do início das atividades para se cadastrar no CAEPF através do portal e-CAC. Para isso, seu CPF deve estar regular.

Ao fazer o cadastro, a data de início da atividade informada deve seguir estas regras:

Ser a data real em que você começou a produzir ou comercializar.
Ser igual ou posterior à data em que você completou 16 anos.
Ser igual ou anterior à data em que você está fazendo o cadastro.

Para acessar o e-CAC, você precisará de um certificado digital ou de um código de acesso. Este código pode ser gerado no próprio site da Receita, usando o número do recibo da sua última declaração do Imposto de Renda.

Caso não tenha o certificado ou o recibo do IR, é possível acessar pelo eSocial Web Simplificado, onde o código de acesso pode ser criado usando seu título de eleitor.

Lembre-se também que o CAEPF pode ter mais de um CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). Se você adicionar uma nova atividade à sua produção, o cadastro deve ser atualizado.

Como gero o comprovante de inscrição do CAEPF?

Depois de se inscrever, você pode emitir o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral a qualquer momento no site da Receita Federal.

Para gerar o documento, você só precisa informar duas coisas:

O número do seu CAEPF.
Sua data de nascimento.

Como usar o CAEPF na hora de emitir notas fiscais?

Ao emitir a Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NFP-e), é obrigatório informar os seguintes dados para que a operação seja validada:

Seu CPF;
O número do seu CAEPF;
A natureza da atividade (por exemplo: produção, comercialização, prestação de serviços).

Essas informações garantem que o sistema fiscal reconheça você como um produtor rural pessoa física devidamente cadastrado, mesmo sem ter um CNPJ.

Atenção: A emissão da nota fiscal eletrônica (NFP-e) já é obrigatória em vários estados do Brasil desde 2025 para produtores com receita bruta anual acima de R$ 360.000 (em 2023 ou 2024) ou para quem realiza vendas para outros estados (interestaduais).

Até 2026, o uso da NFP-e será obrigatório para todos os produtores, independentemente do faturamento. Quem não se adaptar pode enfrentar multas, problemas com o fisco e ter dificuldades para conseguir crédito rural no futuro.

Se você ainda não se adequou à nota fiscal eletrônica, confira estes materiais para entender o que fazer:

Quais são as obrigações que o CAEPF traz?

Ao se registrar no CAEPF, você assume uma série de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que formalizam sua atividade.

Estar regularizado abre portas para benefícios e oportunidades no setor rural. Veja o que você precisa cumprir:

Declaração do Imposto de Renda como produtor rural, informando as receitas e despesas da atividade.
Recolhimento do INSS dos seus funcionários, seja via eSocial ou por carnê.
Emissão de nota fiscal rural em todas as operações de venda, vinculada ao seu CAEPF.

Além das obrigações, ter o CAEPF ativo facilita o acesso a benefícios importantes, como linhas de crédito rural, participação em programas de incentivo do governo e acesso a incentivos fiscais.

O CAEPF paga algum imposto?

Não, o CAEPF em si não é um imposto e não existe uma taxa anual para mantê-lo ativo. Ele é apenas um número de cadastro que permite que a pessoa física exerça atividades econômicas de forma regularizada.

No entanto, as operações que você realiza usando o CAEPF, como a venda de produtos ou a prestação de serviços, podem gerar a necessidade de pagar impostos e contribuições, como:

Imposto de Renda (IRPF), caso sua receita ultrapasse os limites de isenção.
Contribuição previdenciária (INSS) sobre a folha de pagamento dos seus trabalhadores.
Contribuição ao Funrural, quando aplicável à sua atividade.

Em resumo: o CAEPF é a ferramenta que formaliza sua atividade, e é a partir dessa formalização que surgem as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Como faço para cancelar o CAEPF?

Se você encerrou sua atividade como produtor rural ou não precisa mais do cadastro, é possível cancelá-lo. O processo também é online:

Acesse o portal e-CAC da Receita Federal com seu CPF.
Selecione a opção “Cancelamento de Inscrição CAEPF”.
Informe a data em que a atividade foi encerrada e o motivo do cancelamento.
Gere o protocolo e aguarde a confirmação do sistema.

Lembre-se: O cancelamento só deve ser feito se você realmente encerrou todas as operações. Se há a possibilidade de retomar a atividade no futuro, pode ser melhor manter o cadastro ativo e apenas suspender temporariamente as atividades no sistema.

Preciso ter mais de um CAEPF?

Sim, em algumas situações é necessário ter mais de um número de CAEPF. Veja os casos:

Múltiplas Propriedades: Produtores com mais de um imóvel rural devem ter uma inscrição CAEPF para cada propriedade, mesmo que elas fiquem no mesmo município.
Contratos com Terceiros: É preciso ter um CAEPF específico para cada contrato de parceria, meação, arrendamento ou comodato que você tenha com outros produtores.
Funcionários não-rurais: Se você tem funcionários que trabalham no setor administrativo da sua propriedade, mas não diretamente na atividade rural, o registro deles deve ser feito em um CAEPF separado.
Segurados Especiais: Podem ter mais de uma inscrição, desde que a área total de todos os imóveis rurais inscritos não ultrapasse o limite de 4 módulos fiscais.

O cadastro no CAEPF permite que o Governo Federal acompanhe as atividades dos produtores rurais e garanta que os benefícios previdenciários cheguem corretamente a esses profissionais.

Qual a diferença entre CAEPF e CNO?

Embora ambos sejam cadastros da Receita Federal, eles servem para finalidades bem diferentes.

O CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física) é para registrar atividades econômicas gerais, como a produção rural, exercidas por pessoas físicas.
O CNO (Cadastro Nacional de Obras) é um banco de dados específico para registrar obras da construção civil e identificar seus responsáveis.

Em outras palavras, para a sua fazenda, o cadastro correto é o CAEPF.

Glossário

CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física): É o registro obrigatório na Receita Federal para produtores rurais que atuam como pessoa física. Funciona como um “CPF da atividade rural”, sendo essencial para emitir notas fiscais, contratar funcionários e regularizar a produção sem um CNPJ.
CEI (Cadastro Específico do INSS): Cadastro que foi substituído pelo CAEPF em 2019. Tinha a finalidade de identificar contribuintes individuais, incluindo produtores rurais, para fins de recolhimento de contribuições previdenciárias.
CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas): Código numérico que padroniza e identifica as atividades econômicas exercidas no país. Ao se inscrever no CAEPF, o produtor deve informar o CNAE correspondente à sua atividade, como “cultivo de soja” ou “criação de gado de corte”.
e-CAC (Centro Virtual de Atendimento): Portal online da Receita Federal que permite ao cidadão realizar diversos serviços fiscais pela internet. É através do e-CAC que se faz a inscrição, alteração ou cancelamento do CAEPF.
eSocial: Sistema do Governo Federal que unifica o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de empresas e pessoas físicas que contratam funcionários. O produtor com CAEPF utiliza o eSocial para registrar seus colaboradores e cumprir as obrigações legais.
Módulo Fiscal: Unidade de medida agrária, expressa em hectares, que varia de acordo com o município. É utilizada como referência para classificar o tamanho de propriedades rurais e definir quem se enquadra em certas políticas, como o segurado especial.
NFP-e (Nota Fiscal de Produtor Eletrônica): Documento digital que substitui a antiga nota fiscal de produtor em papel. Sua emissão é obrigatória para a venda de produtos agrícolas, e o CAEPF é um dado indispensável para o produtor pessoa física.
Segurado Especial: Categoria de trabalhador rural que produz em regime de economia familiar, para subsistência. A inscrição no CAEPF é necessária para que este produtor possa comprovar sua atividade e garantir o acesso a benefícios previdenciários.

Como a tecnologia simplifica as obrigações do CAEPF

A burocracia envolvida no CAEPF e na emissão da Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NFP-e) pode ser um grande desafio, especialmente para quem precisa de um processo rápido e sem erros. A boa notícia é que a tecnologia já oferece soluções para isso. Um software de gestão agrícola como o Aegro, por exemplo, automatiza a emissão de notas fiscais, puxando os dados do seu cadastro e dos produtos para evitar falhas de preenchimento que podem causar problemas com o fisco.

Além de emitir a nota, a gestão fiscal do produtor rural pessoa física exige organização. Manter o controle de todas as receitas e despesas é fundamental para o preenchimento do Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR) e para a declaração do Imposto de Renda. Ferramentas digitais centralizam essas informações, gerando relatórios precisos que simplificam a contabilidade e ajudam a tomar decisões mais seguras, garantindo que a fazenda esteja sempre em conformidade.

Deixe a burocracia mais simples

Cuidar da conformidade fiscal da sua fazenda não precisa ser complicado. Com o emissor de NFP-e do Aegro, você automatiza a geração de notas e mantém seu financeiro organizado em um só lugar, economizando tempo e evitando multas.

Que tal focar no que realmente importa: a sua produção?

Experimente o Aegro gratuitamente e veja como a tecnologia pode ser sua aliada na gestão do campo.

Perguntas Frequentes

Qual a principal diferença entre o CAEPF e o CNPJ Rural? Quando devo optar por cada um?

O CAEPF é o cadastro para o produtor que atua como pessoa física, enquanto o CNPJ é para quem constitui uma empresa (pessoa jurídica). Você deve optar pelo CAEPF se gerencia a fazenda individualmente, sem sócios ou estrutura empresarial. O CNPJ é indicado para operações maiores, sociedades ou para quem busca linhas de crédito e benefícios fiscais específicos para empresas.

Se eu sou um pequeno produtor e vendo minha produção apenas na feira local, ainda preciso ter o CAEPF?

Sim. A partir do momento em que você comercializa sua produção, o CAEPF torna-se obrigatório para formalizar sua atividade econômica como pessoa física. Ele é o registro que permite a emissão de notas fiscais, mesmo em pequena escala, e garante que você esteja em dia com as obrigações fiscais e previdenciárias.

O que acontece se eu não me inscrever no CAEPF ou continuar operando sem o cadastro?

Operar sem o CAEPF impede a emissão da Nota Fiscal de Produtor Eletrônica (NFP-e), que já é obrigatória em muitos casos, sujeitando você a multas e problemas com o fisco. Além disso, a irregularidade dificulta o acesso a crédito rural, financiamentos e pode comprometer seus direitos previdenciários, como a aposentadoria.

Preciso do CAEPF mesmo que eu contrate apenas um funcionário temporário para a colheita?

Sim, a contratação de qualquer funcionário, mesmo que temporário ou informal, exige que o produtor pessoa física tenha um CAEPF. O cadastro é essencial para registrar o trabalhador no eSocial e recolher as contribuições previdenciárias corretamente, garantindo a segurança jurídica tanto para você quanto para o empregado.

Tenho duas fazendas em municípios diferentes. Posso usar o mesmo número de CAEPF para as duas?

Não. A legislação exige que seja feita uma inscrição no CAEPF para cada imóvel rural que você possua, mesmo que eles estejam localizados na mesma cidade. Cada propriedade é vista como uma unidade produtiva distinta e, portanto, necessita de seu próprio registro para fins de controle fiscal e previdenciário.

Eu vendo toda a minha produção para uma cooperativa. Ainda assim sou obrigado a ter o CAEPF?

Depende. Se a cooperativa é a responsável por toda a comercialização e emissão de notas em seu nome, você pode não precisar do CAEPF para a venda. No entanto, se você contrata funcionários diretamente para sua propriedade, o CAEPF se torna obrigatório para formalizar essa relação de trabalho.

Artigos Relevantes

Saiba como fazer o cadastro do eSocial para produtor rural: Este artigo aprofunda uma das principais obrigações mencionadas no guia principal: o eSocial. Enquanto o artigo principal estabelece que o CAEPF é a base para o eSocial, este candidato detalha o ‘como’, explicando quem precisa declarar, os tipos de eventos (como o S-1260) e o processo de cadastro, preenchendo uma lacuna de conhecimento crucial para o leitor.
Não emitir Nota Fiscal de Produtor Rural: Riscos e problemas dessa decisão: Este artigo funciona como um forte reforço à importância do tema principal, focando nas consequências negativas da não regularização. Ele detalha os riscos práticos (multas, bloqueio de mercadorias, perda de crédito) de não emitir a nota fiscal, uma ação diretamente ligada à posse do CAEPF, motivando o leitor a seguir as orientações do guia para evitar prejuízos.
Benefícios da nota fiscal produtor rural: Por que emitir é tão importante?: Em contraponto ao artigo sobre riscos, este conteúdo destaca os benefícios diretos de estar em conformidade, transformando a obrigação do CAEPF em uma oportunidade. Ele conecta a regularização fiscal ao acesso a novos mercados, crédito facilitado e maior credibilidade, agregando um valor aspiracional e prático que complementa a natureza informativa do guia principal.
Impacto da Nota Fiscal na Gestão Rural: Como melhorar o controle da fazenda?: Este artigo eleva a discussão de uma obrigação fiscal para uma ferramenta de gestão estratégica, oferecendo uma perspectiva única. Ele demonstra como a emissão de notas fiscais, viabilizada pelo CAEPF, impacta positivamente o controle financeiro, a análise de rentabilidade e o planejamento da fazenda, mostrando ao leitor como usar a burocracia a seu favor para tomar decisões mais inteligentes.
Nota Fiscal de Produtor Rural do estado de Santa Catarina: Este artigo oferece um exemplo prático e localizado de como aplicar uma das principais finalidades do CAEPF: a emissão da NFP-e. Ao detalhar o processo em um estado específico (SC), ele desmistifica a burocracia e fornece um roteiro acionável que, embora regional, ilustra os passos gerais (cadastro, certificado, sistema) que o produtor de qualquer localidade precisará seguir, tornando o conceito mais tangível.