Gerenciar uma fazenda é uma tarefa complexa que envolve processos, pessoas, finanças e, muitas vezes, a delicada questão da sucessão familiar. Com o crescimento do negócio, manter o controle de tudo pode se tornar um grande desafio, especialmente quando as anotações e planilhas já não dão conta do recado.
O produtor Luis Gustavo Heins viveu exatamente essa situação. As fazendas da família, em Pindamonhangaba (SP), estavam totalmente nas mãos de seu pai, Jair Heins, até pouco tempo. Com o aumento das operações e das áreas, Luis se juntou ao pai na administração e encontrou vários desafios.
Neste artigo, ele nos conta como, com o uso de um software para fazendas, está conseguindo superar esses obstáculos e ter uma visão clara da saúde financeira do negócio.
O Desafio da Família Heins: Crescer Sem Perder o Controle Financeiro
As fazendas Múltipla e Marçon, localizadas no interior de São Paulo, produzem soja, milho e, principalmente, arroz. Dos cerca de 1.000 hectares, aproximadamente 70% são dedicados ao cultivo de arroz, uma operação que exige atenção aos detalhes.
Há alguns anos, a área era menor, e o comando estava concentrado no pai da família Heins. Com a expansão dos negócios, Luís entrou na gestão para ajudar a empresa rural da família a prosperar ainda mais.
No entanto, o aumento da área trouxe mais complexidade para a administração rural. As operações agrícolas se tornaram mais difíceis de acompanhar, e o controle sobre os custos e os ganhos começou a se perder. Nas palavras do próprio produtor, a situação era preocupante:
“Chegava no final da colheita e não sabia onde tinha colocado o dinheiro, só sabia que faltava.”
O Grande Problema: ‘Para Onde Está Indo o Meu Dinheiro?’
Essa dificuldade é um gargalo comum em muitas fazendas. No campo, as margens de lucro costumam ser apertadas, enquanto o volume de dinheiro que entra e sai é muito alto. Uma grande quantia é direcionada para diversas operações, insumos, encargos e outras despesas.
Ao mesmo tempo, a venda da produção agrícola gera um grande volume de receita. O problema é que, ao subtrair os gastos, o resultado final pode não ser o esperado, como Luis percebeu.
Vista da fazenda da família Heins
Sem saber com precisão o custo de produção agrícola e onde estão os maiores gastos, o controle financeiro da fazenda se desfaz. Essa confusão pode acontecer mesmo em propriedades menores, pois a quantidade de insumos, abastecimentos e outras despesas da produção agrícola é enorme.
A tentativa de registrar tudo em cadernos ou planilhas muitas vezes se mostra uma tarefa quase impossível, devido à complexidade das atividades e ao tempo exigido. Outro ponto crítico é não conhecer a rentabilidade por talhão, uma informação essencial para entender quais áreas são mais produtivas e definir as melhores estratégias para as próximas safras. Como veremos, essa análise detalhada é fundamental para melhorar a gestão agrícola.
A Solução: Como a Tecnologia Centralizou a Gestão e Trouxe Clareza
No início, Luis tentou utilizar planilhas agrícolas de Excel junto com softwares financeiros genéricos. Ele até conseguiu um certo nível de controle, mas as informações espalhadas em diferentes lugares dificultavam uma visão completa da fazenda. Obter detalhes importantes, como o custo por talhão ou o gasto total com um tipo de insumo, era um processo complicado.
Foi nesse momento que ele conheceu o Aegro e decidiu testar a ferramenta:
“Nós tínhamos um software financeiro e planilhas, mas o Aegro é bem mais completo. É só alimentar e ele já vai dando as respostas, com todos os dados em um só lugar.”
Com a centralização dos dados, ele agora consegue ver a fazenda como um todo, sabendo exatamente quanto está gastando e quanto lucrou em cada safra. Detalhes que antes eram difíceis de apurar agora estão disponíveis em poucos cliques, como a rentabilidade por área e o custo detalhado por categoria de insumo.
Mesmo com pouco tempo de uso, a melhoria na administração das fazendas já é evidente. A tomada de decisão passou a ser baseada em dados concretos, e não mais no “achismo”.
“Antes não tinha isso de verificar o que aconteceu, por exemplo, por que se jogou mais ou menos insumos no campo. Antes, o que fazia estava bom.”
Agora, o controle está nas mãos dos gestores, permitindo um monitoramento preciso das atividades:
“Hoje nós sabemos o que está acontecendo. Se há mais ou menos insumos em campo, vamos atrás do que aconteceu: foi má regulagem, equipamento está com problema, operador não estava bem? Vamos até achar e resolver o problema.”
Com a administração geral aprimorada, o controle das máquinas agrícolas também melhorou, trazendo benefícios diretos para o bolso.
Controle de Máquinas Agrícolas: Reduzindo Custos com Manutenção Preventiva
As máquinas agrícolas representam um dos custos mais significativos de uma fazenda. O problema não está apenas no alto investimento inicial, mas também nos gastos com manutenções e abastecimentos, que somam valores consideráveis ao longo do ano.
Quando os dados são analisados, fica claro que uma manutenção corretiva – aquela que acontece de surpresa, quando uma peça quebra no meio da operação – tem um custo muito elevado, tanto pela peça quanto pela parada da atividade.
Esse tipo de prejuízo pode ser evitado com manutenções preventivas, que são programadas periodicamente para garantir que o equipamento funcione bem, sem interrupções inesperadas. No entanto, na correria do dia a dia, lembrar dessas datas pode ser difícil.
Pensando nisso, o Aegro oferece um sistema de alerta de manutenção. Você pode agendar as revisões de suas máquinas e implementos agrícolas e o sistema avisa por e-mail quando a data estiver próxima.
Luis destaca que essa se tornou uma de suas funcionalidades favoritas, pois os avisos automáticos trazem comodidade e geram economia real com os custos de manutenção.
Outro usuário do Aegro que valoriza essa função é Elivelton Menezes. Neste outro artigo, contamos como ele conseguiu reduzir custos com um controle mais rigoroso do maquinário agrícola através do software.
Custos da Safra: A Chave para uma Administração de Fazendas Rentável
Conhecer o custo de produção agrícola real é, sem dúvida, um pilar para a boa administração de uma fazenda. Com essa informação em mãos, você consegue:
- Identificar onde é preciso melhorar no sistema de produção.
- Decidir o que precisa de mais investimento.
- Estimar um preço de venda que garanta uma boa margem de lucro.
Sem um controle preciso, tomar essas decisões se torna um tiro no escuro. Em um ambiente tão dinâmico como a agricultura, fazer isso sem um sistema de apoio é extremamente difícil.
O controle de custos detalhado foi outro fator que chamou a atenção de Luis no Aegro:
“Com o custo realizado eu já vou sabendo se estou gastando mais ou menos em tempo real. Com isso, consigo ajustar minha estratégia e controlar os próximos gastos. Antes eu não conhecia esses custos nem mesmo depois de fechar a safra.”
Esse acompanhamento em tempo real também melhora o controle de estoque, pois é possível saber com exatidão a quantidade de insumos utilizada em cada talhão e em cada etapa. Em vez de gastar dias tentando decifrar dados em papéis e planilhas, esse controle é feito em minutos e visualizado de forma clara.
“Coisa que eu perdia o dia todo, faço em uma hora. É muito necessário. Se não controla, acontece o que aconteceu com a gente: acha que está tendo lucratividade alta, mas não é essa a verdade.”
Conclusão
A história de Luis Gustavo Heins mostra que uma boa administração de fazendas depende diretamente do controle preciso das contas e das atividades agrícolas.
Começar com anotações em cadernos ou planilhas é um passo importante, mas, com o crescimento da operação, esses métodos se tornam falhos e limitados.
Em um setor complexo como a agricultura, um software para fazendas oferece o controle necessário para tomar decisões mais seguras, otimizar o uso de recursos e, finalmente, garantir uma administração adequada e lucrativa.
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Glossário
Administração Rural: Refere-se ao conjunto de práticas de gestão aplicadas a uma propriedade rural. Envolve o planejamento, a organização e o controle de todos os recursos (financeiros, humanos e materiais) para otimizar a produção e garantir a lucratividade do negócio.
Custo de Produção Agrícola: A soma de todos os gastos necessários para produzir uma safra, desde a compra de sementes e insumos até os custos com mão de obra e maquinário. Conhecer esse valor é essencial para calcular a margem de lucro e definir o preço de venda da colheita.
Hectare (ha): Unidade de medida de área agrária que equivale a 10.000 metros quadrados. Para ter uma ideia visual, um hectare é aproximadamente do tamanho de um campo de futebol oficial.
Insumos: Todos os materiais e recursos utilizados diretamente no processo de produção agrícola. Exemplos comuns incluem sementes, fertilizantes, defensivos agrícolas, combustíveis e ração animal.
Manutenção Preventiva: Ações de revisão e reparo programadas para máquinas e equipamentos agrícolas, realizadas antes que uma falha ocorra. Seu objetivo é evitar quebras inesperadas durante operações críticas, como o plantio ou a colheita, reduzindo custos e perdas de tempo.
Sucessão Familiar: O processo planejado de transferência da gestão e da propriedade de uma empresa rural para a próxima geração da família. É um passo crucial para garantir a continuidade e o crescimento do negócio a longo prazo.
Talhão: Uma subdivisão ou lote específico dentro de uma área agrícola maior. O gerenciamento por talhões permite analisar a produtividade e os custos de cada pedaço da fazenda individualmente, ajudando a tomar decisões mais precisas sobre manejo e investimentos.
Como o Aegro facilita a gestão e a sucessão familiar
A história de Luis e Jair Heins ilustra um desafio comum no campo: a transição da gestão entre gerações, onde métodos tradicionais como anotações e planilhas já não suportam o crescimento do negócio. A falta de clareza sobre os custos de produção e o destino do dinheiro são gargalos que, como vimos, podem comprometer a rentabilidade e gerar insegurança.
Um software de gestão agrícola como o Aegro atua diretamente nesses pontos. Ao centralizar as informações financeiras e operacionais, ele permite um acompanhamento preciso do custo por hectare e a identificação de onde cada real está sendo investido. Para a sucessão, essa ferramenta se torna uma ponte: oferece relatórios visuais e simples que dão segurança à geração mais experiente, ao mesmo tempo que empodera os sucessores com dados detalhados para tomar decisões estratégicas e eficientes.
A história da família Heins inspirou você?
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Perguntas Frequentes
Por que as planilhas de Excel deixam de ser eficientes para a gestão de uma fazenda em crescimento?
Com o crescimento da operação, as planilhas se tornam limitadas por descentralizarem as informações, dificultarem a geração de relatórios detalhados (como o custo por talhão) e serem suscetíveis a erros manuais. Um software de gestão centraliza tudo em um único lugar, automatizando cálculos e fornecendo uma visão completa e em tempo real do negócio, como o caso da família Heins demonstrou.
Qual o principal benefício prático de calcular o custo de produção por talhão?
Calcular o custo por talhão permite identificar com precisão quais áreas da fazenda são mais ou menos lucrativas. Com essa informação, o gestor pode tomar decisões estratégicas, como otimizar o uso de insumos em áreas de baixo desempenho ou replicar as práticas bem-sucedidas dos talhões mais rentáveis na safra seguinte, maximizando o lucro geral.
Como um software de gestão agrícola ajuda a reduzir os custos com máquinas?
Um software como o Aegro ajuda a reduzir custos ao facilitar a transição da cara manutenção corretiva (após a quebra) para a manutenção preventiva. Através de alertas automáticos de revisão, ele garante que os equipamentos sejam cuidados no tempo certo, evitando paradas inesperadas durante operações críticas e prolongando a vida útil do maquinário.
É muito difícil implementar um software de gestão para quem está acostumado com anotações em caderno?
Não. Softwares modernos são projetados para serem intuitivos e fáceis de usar, mesmo para quem não tem muita familiaridade com tecnologia. Além disso, empresas como a Aegro oferecem equipes de suporte para auxiliar na implantação. O tempo economizado na organização dos dados e a clareza nas informações geralmente superam em muito a curva inicial de aprendizado.
De que forma a tecnologia pode facilitar o processo de sucessão familiar em uma empresa rural?
A tecnologia serve como uma ponte entre as gerações. Um software de gestão agrícola cria um ambiente transparente, onde todas as decisões e resultados financeiros são baseados em dados claros e acessíveis. Isso dá segurança à geração mais experiente, que vê o negócio sendo bem administrado, e empodera os sucessores com as ferramentas necessárias para uma gestão profissional e eficiente.
Além do controle financeiro, que outras áreas da fazenda um software de gestão ajuda a organizar?
Um bom software de gestão vai além do financeiro, integrando diversas áreas. Ele auxilia no controle de estoque de insumos, no planejamento e acompanhamento das operações agrícolas no campo, na gestão de máquinas e patrimônio e até na geração de relatórios para conformidade ambiental e fiscal, oferecendo uma administração 360° da propriedade.
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